Checklist kế toán – thuế – bhxh cho shop quần áo (HKD theo pp kê khai thuế)

Cập nhật lần cuối 29/09/2026. Luật thay đổi liên tục, Sếp cần chắc thì hỏi tụi mình trước khi làm.

234

203

202

202

202

202

202

202

202

Áp dụng cho Hộ Kinh Doanh bán quần áo theo phương pháp kê khai
Cập nhật theo quy định mới nhất đến tháng 07/2025

1. SAU KHI MỞ HỘ KINH DOANH

☐ Đăng ký hộ kinh doanh tại UBND cấp xã/phường
☐ Đăng ký thuế lần đầu: trong vòng 10 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký HKD
☐ Nộp Đơn đăng ký áp dụng phương pháp kê khai thuế
☐ Mở tài khoản ngân hàng mang tên hộ kinh doanh. Ví dụ: Tên tài khoản: Hộ Kinh Doanh ABC. Ngân hàng XYZ. Số TK ngân hàng: 12345678910
☐ Mua chữ ký số (USB token, ký điện thoại hoặc ký từ máy chủ)
☐ Mua phần mềm máy bán hàng nếu cần thiết
☐ Mua phần mềm xuất hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 70/2023/NĐ-CP
☐ Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
☐ Lập hợp đồng chuyển giao/mua tài sản – hàng hóa từ hộ cũ hoặc người thứ ba (nếu có):

• 1.1. Hợp đồng dân sự
• 1.2. Bảng kê chi tiết tài sản, hàng hóa
• 1.3. Biên bản giao nhận
• 1.4. Chứng từ thanh toán (ưu tiên chuyển khoản để minh bạch và dễ kiểm tra)

2. SỔ SÁCH – CHỨNG TỪ

☐ Mở 7 sổ kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC (đã hết hiệu lực):

1. Sổ chi tiết doanh thu (S1-HKD)
2. Sổ chi tiết hàng hóa – vật tư (S2-HKD)
3. Sổ chi phí sản xuất – kinh doanh (S3-HKD)
4. Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế (S4-HKD)
5. Sổ thanh toán tiền lương & BHXH (S5-HKD)
6. Sổ quỹ tiền mặt (S6-HKD)
7. Sổ tiền gửi ngân hàng (S7-HKD)

☐ Ghi nhận đầy đủ doanh thu – chi phí – tồn kho – giao dịch ngân hàng
☐ Tạo email riêng (ví dụ: hoadon.tenshop@gmail.com) để:

• 2.1. Nhận hóa đơn, hợp đồng từ nhà cung cấp
• 2.2. Lưu trữ file mềm chứng từ
• 2.3. Giao tiếp với kế toán và cơ quan thuế
  ☐ Lưu trữ chứng từ tối thiểu 10 năm

3. CHỨNG TỪ THỰC TẾ THEO TÌNH HUỐNG

3.1. Mua hàng từ xưởng/cá nhân không có hóa đơn

☐ Hợp đồng mua bán dân sự (nếu mua số lượng lớn)
☐ Bảng kê chi tiết hàng hóa
☐ Biên bản giao nhận
☐ Chứng từ thanh toán (ưu tiên chuyển khoản để minh bạch)
☐ Phiếu chi nếu thanh toán tiền mặt

3.2. Nhập nguyên liệu – thuê gia công

Thuê xưởng/cơ sở có GPKD:
☐ Ký hợp đồng gia công rõ ràng (số lượng, đơn giá, trách nhiệm…)
☐ Hóa đơn điện tử đầu vào
☐ Biên bản nghiệm thu, thanh lý
☐ Chứng từ thanh toán (ưu tiên chuyển khoản để dễ kiểm tra)
☐ Phiếu chi nếu trả tiền mặt
☐ Biên bản bàn giao thành phẩm sau gia công
☐ Lập phiếu nhập kho để ghi nhận tồn kho

Thuê cá nhân không có GPKD:
☐ Ký hợp đồng gia công rõ ràng (số lượng, đơn giá, trách nhiệm…)
☐ Bảng kê chi phí thuê nhân công
☐ Biên bản giao nhận
☐ Chứng từ thanh toán (ưu tiên chuyển khoản)
☐ Phiếu chi nếu trả tiền mặt
☐ Biên bản bàn giao thành phẩm sau gia công
☐ Lập phiếu nhập kho để ghi nhận tồn kho
Ghi chú: Nếu thuê thường xuyên → có thể bị xem là quan hệ lao động → cân nhắc đăng ký và đóng BHXH

3.3. Bán hàng online / sàn TMĐT (Shopee, TikTok, Lazada…) / Kể cả bán trực tiếp tại cửa hàng

☐ Xuất hóa đơn điện tử sau mỗi lần bán hàng
☐ Không phân biệt kênh bán – đã kê khai thuế thì phải xuất hóa đơn đầy đủ
☐ Nếu hàng đầu vào không có hóa đơn: xử lý theo mục 3.1

4. KÊ KHAI VÀ NỘP THUẾ

☐ Kê khai thuế theo quý:

• 4.1. Thuế GTGT (nếu có)
• 4.2. Thuế TNCN (nếu có phát sinh thu nhập tính thuế)

☐ Hạn nộp tờ khai và nộp thuế:

• 4.1. Quý 1 → hạn 30/4
• 4.2. Quý 2 → hạn 31/7
• 4.3. Quý 3 → hạn 31/10
• 4.4. Quý 4 → hạn 31/01 năm sau

Ghi nhớ: Xuất hóa đơn → phải kê khai thuế → kể cả khi chưa nhận tiền

Nếu có thuê người lao động:
☐ Lập tờ khai 05/KK-TNCN hàng quý, dù chỉ thuê 1 người
☐ Nếu không kê khai được qua canhantmdt.gdt.gov.vn:

• 4.1. Nộp bản giấy tại cơ quan thuế
• 4.2. Nếu bị từ chối: gửi Đơn/Thư yêu cầu cơ quan thuế trả lời bằng văn bản

5. HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

☐ Bán tại cửa hàng:

• 5.1. Dùng phần mềm máy tính tiền
• 5.2. Hóa đơn không cần ký tay
• 5.3. Phải có chữ ký số khi gửi dữ liệu về cơ quan thuế

☐ Bán online:

• 5.1. Xuất hóa đơn theo từng đơn hàng
• 5.2. Không được xuất hóa đơn lùi ngày
• 5.3. Đảm bảo đầu vào có chứng từ hợp lệ

6. BẢO HIỂM XÃ HỘI

☐ Chủ hộ kinh doanh kê khai thuế:

• 6.1. Bắt buộc tham gia BHXH và BHYT từ 01/01/2025 theo Luật BHXH sửa đổi 2024
• 6.2. Mức đóng tối thiểu = 585.000 nghìn đồng (tại thời điểm 01/07/2025)
  ☐ Mở mã đơn vị BHXH
  ☐ Đăng ký tham gia BHXH tại cơ quan BHXH hoặc qua cổng DVC
  ☐ Nộp BHXH, BHYT hàng tháng theo quy định

☐ Người lao động làm việc tại shop:

• 6.1. Ký HĐLĐ từ 1 tháng → bắt buộc đóng BHXH, BHYT, BHTN
• 6.2. Cần báo tăng lao động, nộp BHXH điện tử đúng hạn hàng tháng

7. QUẢN LÝ & KIỂM TRA

☐ Phân công rõ người phụ trách kế toán – thuế – hóa đơn – BHXH
☐ Lưu trữ chứng từ bản cứng & file mềm theo tháng/quý
☐ Sử dụng phần mềm hoặc kế toán dịch vụ để tránh sai sót
☐ Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để giải trình khi kiểm tra thuế hoặc BHXH

Lưu ý quan trọng từ Tài Chính Khởi Nghiệp:
Checklist này được biên soạn nhằm hỗ trợ hộ kinh doanh dễ dàng làm đúng quy định về kế toán, thuế và BHXH theo phương pháp kê khai.
Mặc dù nội dung được cập nhật từ các văn bản pháp luật hiện hành, đây không phải là văn bản tư vấn pháp lý chính thức.
Tùy từng trường hợp cụ thể, anh chị em nên tham khảo thêm hướng dẫn từ cơ quan chức năng hoặc liên hệ đội ngũ chuyên môn của Tài Chính Khởi Nghiệp để được hỗ trợ chi tiết.

#tamsucungsep
#thuehkd
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#tuanthuthue

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

• 7.1. Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi
• 7.2. Bảng chấm công theo ngày
• 7.3. Bảng chấm công theo giờ
• 7.4. Bảng thanh toán tiền lương
• 7.5. Bảng chấm chỉ tiêu công việc
• 7.6. Quyết định điều chỉnh tiền lương
• 7.7. Bảng kê thu mua — Mẫu số 02/TNDN

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

Bài này có giúp được Sếp không? Có Chưa, còn thiếu