Câu hỏi: Nếu hóa đơn máy tính tiền đã xuất bị sai tên người mua, mã số thuế người mua, địa chỉ người mua Thì sẽ làm điều chỉnh hóa đơn hay thay thế hóa đơn, ngày điều chỉnh/ thấy thế đã qua 3 ngày kể từ ngày phát hành. Thì các bước cần phải làm cho hóa đơn/ điểu chỉnh thay là gì, ghi ra từng bước 1, cơ sở pháp lý chi tiết cho từng bước xử lý (Văn bản pháp lý, điều, khoản, điểm, trích dẫn chi tiết)
Câu trả lời:
Căn cứ vào điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ có hiệu lực từ ngày 01/07/2022, được sửa đổi, bổ sung bởi điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP của Chính phủ có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, quy định chi tiết về việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót như sau:
1. Xác định hình thức xử lý hóa đơn sai sót:
Sai tên, địa chỉ, mã số thuế người mua:
- Trường hợp hóa đơn sai về tên, địa chỉ nhưng không sai về mã số thuế thì chỉ cần thông báo với người mua và với cơ quan thuế, không lập lại hóa đơn.
- Trường hợp hóa đơn sai về mã số thuế người mua thì được phép lựa chọn một trong hai cách: điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
2. Trường hợp lựa chọn hình thức điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử:
Bước 1:
- Phải có văn bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua ghi rõ nội dung sai sót, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế (áp dụng khi người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh).
- Trường hợp người mua là cá nhân, người bán phải thông báo cho người mua hoặc đăng thông báo trên website của người bán nếu có.
Bước 2:
- Đối với hóa đơn điều chỉnh: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai. Trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
- Đối với hóa đơn thay thế: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai. Trên hóa đơn thay thế phải ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
Bước 3:
- Ký số trên hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho người mua (nếu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế), hoặc gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế kèm ký số lên hệ thống cơ quan thuế để xin cấp mã (nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Bước 4:
- Trường hợp gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế lên hệ thống thuế, phải thực hiện đúng trình tự, thời điểm do cơ quan thuế hướng dẫn.
- Đối với các lần phát hiện tiếp theo, nếu tiếp tục có sai sót, cần xử lý theo hình thức đã áp dụng ở lần sai sót đầu (điều chỉnh hoặc thay thế).
Lưu ý về thời hạn:
- Thời hạn thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai (hoặc thực hiện điều chỉnh/thay thế): Có thể gửi bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điều chỉnh/thay thế (Theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
3. Trình tự xử lý cụ thể hóa đơn điện tử đã lập sai:
A. Nếu chỉ sai tên, địa chỉ (không sai mã số thuế):
- Người bán thông báo với người mua về việc hóa đơn đã lập sai tên, địa chỉ.
- Không phải lập lại hóa đơn (không điều chỉnh/thay thế).
- Người bán thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn đã lập sai, theo mẫu quy định.
Cơ sở pháp lý: điểm a khoản 1 điều 19, Nghị định 70/2025/NĐ-CP
B. Nếu sai mã số thuế hoặc các thông tin về số tiền, thuế suất, hàng hóa dịch vụ…:
- Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót (trừ mua là cá nhân thì phải thông báo hoặc thông báo trên website).
- Lựa chọn: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Với hóa đơn điều chỉnh: Lập hóa đơn điện tử ghi rõ điều chỉnh cho hóa đơn nào, thông tin điều chỉnh sai/số tiền phát sinh điều chỉnh.
- Với hóa đơn thay thế: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn sai, ghi rõ thay thế cho hóa đơn nào và toàn bộ nội dung đúng.
- Ký số, gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho người mua/và gửi cơ quan thuế để cấp mã nếu thuộc diện hóa đơn điện tử có mã.
- Kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh/thay thế.
Cơ sở pháp lý: điểm b khoản 1, điểm b khoản 5 điều 19, Nghị định 70/2025/NĐ-CP; Quy trình hướng dẫn chi tiết về dữ liệu hóa đơn theo Quyết định 2799/QĐ-CT của Cục Thuế.
4. Bước kê khai thuế sau điều chỉnh/thay thế:
- Việc khai bổ sung hồ sơ kê khai thuế liên quan hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
Cơ sở pháp lý: điểm b khoản 5 điều 19, điểm b khoản 11 điều 19, Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Tóm tắt quy trình từng bước đối với hóa đơn máy tính tiền đã xuất bị sai tên người mua, mã số thuế người mua, địa chỉ người mua:
- Xác định loại sai sót (tên/địa chỉ hay mã số thuế…):
- Nếu chỉ sai tên, địa chỉ: Chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế; không phải lập lại hóa đơn.
- Nếu thêm sai mã số thuế, số tiền, thuế suất thì được phép lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
- Hai bên (bán – mua) lập văn bản thỏa thuận về nội dung sai (nếu có), hoặc người bán thông báo với người mua (nếu là khách hàng cá nhân).
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế kèm thông tin “Điều chỉnh…” hoặc “Thay thế…”, ký số và gửi cho người mua/cơ quan thuế.
- Nộp mẫu theo quy định (ví dụ: mẫu 04/SS-HĐĐT nếu áp dụng) tới cơ quan thuế qua hệ thống hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Kê khai bổ sung thuế theo quy định.
Căn cứ pháp lý chi tiết:
- điều 19, điều 19, điểm b khoản 5 điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP của Chính phủ
- Quyết định 2799/QĐ-CT của Cục Thuế
Lưu ý: Trường hợp quá ba ngày kể từ ngày phát hành, các quy định trên vẫn có giá trị thực hiện, miễn là người bán, người mua thực hiện đúng quy định về việc điều chỉnh/thay thế hóa đơn và kê khai, nộp thuế bổ sung nếu có phát sinh thay đổi nghĩa vụ thuế.
Was this helpful?
0 / 0
