6. Báo tăng/ báo giảm/ điều chỉnh/ chế độ ốm đau/ thai sản BHXH hộ kinh doanh.

Cập nhật lần cuối 29/09/2026. Luật thay đổi liên tục, Sếp cần chắc thì hỏi tụi mình trước khi làm.

264

228

228

228

228

228

228

Báo giảm lao động và xác nhận sổ bảo hiểm xã hội khi người lao động ngừng việc

Người đăng: Lan Ngọc, Admin website Tài Chính Khởi Nghiệp

Cập nhật theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH ngày 29/04/2026 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Khi người lao động nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động, tạm hoãn hợp đồng lao động, nghỉ không hưởng lương dài ngày, nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau dài ngày hoặc chuyển sang đơn vị khác, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có sử dụng lao động cần thực hiện thủ tục báo giảm lao động với cơ quan bảo hiểm xã hội.

Nói dễ hiểu:

Khi người lao động không còn thuộc diện đóng bảo hiểm tại đơn vị nữa, đơn vị phải báo giảm.

Việc báo giảm giúp:

1. Đơn vị không bị phát sinh tiền bảo hiểm không đúng.
2. Người lao động được xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.
3. Hồ sơ lao động được khép lại rõ ràng.
4. Hạn chế tranh chấp giữa đơn vị và người lao động về sau.

Theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH, xác nhận sổ bảo hiểm xã hội là việc cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của người tham gia khi chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, di chuyển, hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

1. Cơ sở pháp lý

Bài viết này căn cứ trên các văn bản sau:

1.1. Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15.

1.2. Luật Bảo hiểm y tế số 25/2008/QH12, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 46/2014/QH13 và Luật số 51/2024/QH15.

1.3. Luật Việc làm số 74/2025/QH15.

1.4. Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13.

1.5. Nghị định số 188/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm y tế.

1.6. Nghị định số 164/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội và Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm.

1.7. Thông tư số 09/2026/TT-BTC ngày 03/02/2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về việc tạo lập sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử.

1.8. Quyết định số 3179/QĐ-BTC ngày 12/09/2025 của Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam thuộc Bộ Tài chính.

1.9. Quyết định số 366/QĐ-BHXH ngày 29/04/2026 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

Lưu ý quan trọng:

Quyết định số 366/QĐ-BHXH có hiệu lực từ ngày 01/05/2026. Quyết định này thay thế Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/04/2017 về quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

Vì vậy, khi hướng dẫn thủ tục từ ngày 01/05/2026, đơn vị cần ưu tiên căn cứ theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH.

2. Báo giảm lao động là gì?

Báo giảm lao động là thủ tục đơn vị sử dụng lao động thực hiện với cơ quan bảo hiểm xã hội. Thủ tục này làm khi người lao động không còn tiếp tục tham gia bảo hiểm tại đơn vị hoặc tạm thời không thuộc diện đóng bảo hiểm theo tình trạng làm việc thực tế.

Nói đơn giản hơn:

Người lao động nghỉ hoặc tạm ngừng làm việc theo trường hợp phải giảm bảo hiểm thì đơn vị phải báo giảm trên hệ thống bảo hiểm.

Báo giảm là thủ tục hành chính, nhưng quan trọng hơn, đây là bước để:

1. Cập nhật đúng số lao động đang tham gia bảo hiểm.
2. Điều chỉnh đúng số tiền bảo hiểm đơn vị phải đóng.
3. Làm căn cứ xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động.
4. Giúp người lao động tiếp tục làm hồ sơ ở đơn vị mới hoặc làm hồ sơ hưởng chế độ nếu đủ điều kiện.

3. Khi nào phải báo giảm lao động?

Đơn vị cần báo giảm lao động trong các trường hợp sau:

3.1. Người lao động nghỉ việc.

3.2. Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động.

3.3. Người lao động hết hạn hợp đồng lao động và không ký tiếp.

3.4. Người lao động chuyển sang đơn vị khác.

3.5. Người lao động nghỉ hưu.

3.6. Người lao động qua đời.

3.7. Người lao động tạm hoãn hợp đồng lao động.

3.8. Người lao động nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày trở lên trong tháng.

3.9. Người lao động nghỉ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.

3.10. Người lao động nghỉ ốm đau dài ngày từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.

Tài liệu hướng dẫn của Tài Chính Khởi Nghiệp cũng xác định nhóm trường hợp báo giảm gồm: người lao động nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động, nghỉ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, nghỉ ốm đau dài ngày, nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày trở lên trong tháng, tạm hoãn hợp đồng lao động, chuyển đi đơn vị khác, nghỉ hưu hoặc qua đời.

4. Phân biệt báo giảm hẳn và báo giảm tạm thời

Phần này rất dễ nhầm.

Nếu nhầm, hồ sơ có thể bị sai:

1. Sai tháng giảm.
2. Sai lý do giảm.
3. Sai số tiền bảo hiểm phải đóng.
4. Khó xác nhận quá trình đóng cho người lao động.
5. Khó giải trình khi cơ quan bảo hiểm xã hội kiểm tra hồ sơ.

4.1. Báo giảm hẳn

Báo giảm hẳn áp dụng khi quan hệ lao động đã kết thúc.

Ví dụ:

1. Người lao động nghỉ việc.
2. Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
3. Hợp đồng lao động hết hạn và không ký tiếp.
4. Người lao động chuyển sang công ty khác.
5. Người lao động nghỉ hưu.
6. Người lao động qua đời.

Kết quả sau khi báo giảm hẳn:

1. Người lao động được ghi nhận giảm khỏi đơn vị.
2. Đơn vị không tiếp tục phát sinh nghĩa vụ đóng bảo hiểm cho người đó từ thời điểm giảm hợp lệ.
3. Cơ quan bảo hiểm xã hội có cơ sở để xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động.

4.2. Báo giảm tạm thời

Báo giảm tạm thời áp dụng khi người lao động chưa nghỉ hẳn, nhưng trong một thời gian nhất định không thuộc diện đóng bảo hiểm như bình thường.

Ví dụ:

1. Nghỉ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.
2. Nghỉ ốm đau dài ngày từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.
3. Nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày trở lên trong tháng.
4. Tạm hoãn hợp đồng lao động.

Khi người lao động quay lại làm việc, đơn vị phải báo tăng lại đúng thời điểm.

5. Vì sao phải báo giảm kịp thời?

5.1. Đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh

Báo giảm kịp thời giúp đơn vị:

1. Không bị phát sinh tiền bảo hiểm không đúng.
2. Không bị lệch dữ liệu lao động đang tham gia bảo hiểm.
3. Không bị khó xử lý khi người lao động yêu cầu xác nhận quá trình đóng.
4. Không bị rối khi đối chiếu bảng lương, chi phí lương và tiền bảo hiểm.
5. Giảm rủi ro tranh chấp với người lao động sau khi nghỉ việc.
6. Giúp hồ sơ nhân sự được đóng lại rõ ràng.

Theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH, đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo Mẫu TK3-TS; lập danh sách tham gia, điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo Mẫu D02-LT, kèm hồ sơ của đơn vị, người tham gia nếu có và nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội kịp thời theo quy định.

5.2. Đối với người lao động

Báo giảm kịp thời giúp người lao động:

1. Được xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.
2. Có hồ sơ để làm trợ cấp thất nghiệp nếu đủ điều kiện.
3. Có dữ liệu để tiếp tục tham gia bảo hiểm ở công ty mới.
4. Không bị treo quá trình tham gia tại công ty cũ.
5. Dễ tra cứu thông tin trên ứng dụng Bảo hiểm xã hội số, ứng dụng định danh điện tử quốc gia hoặc thư điện tử nếu đã đăng ký.

Theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH, người tham gia có thể truy cập ứng dụng định danh điện tử quốc gia mức độ 2, ứng dụng Bảo hiểm xã hội số hoặc thư điện tử để nhận và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử.

6. Hồ sơ báo giảm lao động cần chuẩn bị

6.1. Hồ sơ do đơn vị lập

Đơn vị thường cần chuẩn bị:

1. Mẫu D02-LT

Đây là danh sách tham gia, điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.

Khi báo giảm, cần ghi rõ:

1. Họ tên người lao động.
2. Mã số bảo hiểm xã hội.
3. Tháng bắt đầu giảm.
4. Lý do giảm.
5. Thông tin liên quan nếu phần mềm hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội yêu cầu.

2. Mẫu D01-TS

Dùng để kê khai bảng kê thông tin nếu có hồ sơ, giấy tờ kèm theo.

3. Mẫu TK3-TS

Dùng khi đơn vị đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp của đơn vị.

Không phải hồ sơ báo giảm thông thường nào cũng cần dùng Mẫu TK3-TS.

Tài liệu hướng dẫn của Tài Chính Khởi Nghiệp ghi nhận hồ sơ báo giảm gồm Mẫu D02-LT, Mẫu D01-TS và bảng lương nếu giảm muộn. Kết quả đầu ra là người lao động được ghi nhận giảm trên hệ thống, ngừng đóng bảo hiểm từ tháng giảm và đơn vị giảm số tiền bảo hiểm phải đóng tương ứng.

6.2. Giấy tờ làm căn cứ báo giảm

Tùy từng trường hợp, đơn vị chuẩn bị một hoặc nhiều giấy tờ sau:

1. Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.
2. Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
3. Đơn xin nghỉ việc đã được chấp thuận.
4. Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động.
5. Hợp đồng lao động đã hết hạn.
6. Quyết định điều chuyển sang đơn vị khác.
7. Quyết định nghỉ hưu.
8. Giấy chứng tử hoặc giấy tờ liên quan nếu người lao động qua đời.
9. Văn bản tạm hoãn hợp đồng lao động.
10. Đơn xin nghỉ không hưởng lương đã được phê duyệt.
11. Hồ sơ thai sản nếu báo giảm do nghỉ thai sản.
12. Hồ sơ ốm đau nếu báo giảm do nghỉ ốm đau dài ngày.

Lan Ngọc lưu ý:

Giấy tờ làm căn cứ báo giảm phải khớp với ngày báo giảm trên phần mềm.

Ví dụ:

Nếu quyết định nghỉ việc có hiệu lực từ ngày 01/06/2026, thì khi kê khai báo giảm, đơn vị cần kiểm tra tháng giảm cho đúng với thời điểm người lao động không còn thuộc diện tham gia tại đơn vị.

Sai ngày là sai hồ sơ.

Sai hồ sơ thì dễ bị trả lại.

7. Quy trình báo giảm lao động

7.1. Bước 1: Kiểm tra lý do giảm

Trước khi báo giảm, đơn vị cần kiểm tra rõ:

1. Người lao động nghỉ hẳn hay chỉ tạm nghỉ.
2. Ngày làm việc cuối cùng là ngày nào.
3. Ngày hiệu lực nghỉ việc hoặc tạm hoãn là ngày nào.
4. Người lao động có nghỉ từ 14 ngày trở lên trong tháng không.
5. Có phát sinh lương tháng cuối không.
6. Có đang nghỉ thai sản hoặc ốm đau dài ngày không.

Phải làm kỹ bước này.

Vì nếu sai ngày hoặc sai lý do, hồ sơ báo giảm có thể bị sai theo.

7.2. Bước 2: Kiểm tra tiền bảo hiểm còn phải đóng

Đơn vị nên kiểm tra:

1. Có còn nợ tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp không.
2. Người lao động có tháng nào chưa đóng đủ không.
3. Có báo tăng muộn hoặc báo giảm muộn không.
4. Có sai mức lương đóng bảo hiểm không.
5. Có sai thông tin cá nhân của người lao động không.

Nếu dữ liệu chưa sạch, việc xác nhận quá trình đóng có thể bị vướng.

7.3. Bước 3: Lập hồ sơ báo giảm

Đơn vị lập hồ sơ trên phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử.

Thông thường cần lập:

1. Mẫu D02-LT.
2. Mẫu D01-TS nếu có giấy tờ kèm theo.
3. Hồ sơ làm căn cứ báo giảm.

Khi lập hồ sơ cần kiểm tra kỹ:

1. Họ tên người lao động.
2. Mã số bảo hiểm xã hội.
3. Số căn cước công dân.
4. Tháng bắt đầu giảm.
5. Lý do giảm.
6. Hồ sơ đính kèm.

7.4. Bước 4: Nộp hồ sơ

Đơn vị có thể nộp hồ sơ qua:

1. Cổng Dịch vụ công Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
2. Tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.
3. Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
4. Phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử đang sử dụng.
5. Nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội trong trường hợp cần thiết.

Tài liệu hướng dẫn của Tài Chính Khởi Nghiệp ghi nhận việc nộp hồ sơ có thể thực hiện qua Cổng Dịch vụ công Bảo hiểm xã hội Việt Nam, tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội.

7.5. Bước 5: Theo dõi kết quả

Sau khi nộp hồ sơ, đơn vị cần theo dõi kết quả trên phần mềm.

Có 3 tình trạng cần chú ý:

1. Hồ sơ đã tiếp nhận.
2. Hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc bị trả lại.
3. Hồ sơ đã xử lý thành công.

Theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH, nếu hồ sơ tiếp nhận và dữ liệu chưa đầy đủ, chính xác thì cơ quan bảo hiểm xã hội hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Cơ quan bảo hiểm xã hội cũng có thể trả lại hồ sơ kèm lý do trên phần mềm tiếp nhận hồ sơ. Thời gian thông báo không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

7.6. Bước 6: Xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp

Sau khi báo giảm thành công, đơn vị cần theo dõi việc xác nhận quá trình đóng cho người lao động.

Nội dung cần kiểm tra gồm:

1. Thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội.
2. Thời gian đã đóng bảo hiểm thất nghiệp.
3. Thời gian bảo lưu nếu có.
4. Thông tin cá nhân của người lao động.
5. Dữ liệu sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử hoặc bản giấy tùy trường hợp.

Theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH, phần mềm có thể tự động cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế, xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp đối với trường hợp đăng ký bản điện tử và trả kết quả vào kho quản lý dữ liệu điện tử, ứng dụng Bảo hiểm xã hội số và thư điện tử của người tham gia.

8. Thời hạn xử lý

Theo tài liệu hướng dẫn của Tài Chính Khởi Nghiệp, thủ tục báo giảm có thời hạn nộp trong tháng và thời gian giải quyết dự kiến không quá 05 ngày làm việc.

Tuy nhiên, trên thực tế, hồ sơ có thể bị kéo dài nếu:

1. Sai mã số bảo hiểm xã hội.
2. Sai số căn cước công dân.
3. Người lao động có nhiều mã số bảo hiểm xã hội.
4. Đơn vị còn nợ tiền bảo hiểm.
5. Báo giảm muộn nhiều tháng.
6. Hồ sơ nghỉ việc chưa rõ căn cứ.
7. Thông tin người lao động chưa khớp dữ liệu.

Lan Ngọc khuyến nghị:

Đơn vị nên báo giảm ngay khi có đủ căn cứ về việc người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng lao động, nghỉ không hưởng lương, nghỉ thai sản hoặc nghỉ ốm đau dài ngày.

Đừng đợi quá lâu rồi mới xử lý, vì càng để lâu thì việc rà lại hồ sơ càng khó.

9. Kết quả sau khi báo giảm thành công

9.1. Đối với đơn vị

Sau khi báo giảm thành công:

1. Người lao động được ghi nhận giảm trên hệ thống.
2. Đơn vị giảm số tiền bảo hiểm phải đóng tương ứng.
3. Hồ sơ lao động được khép lại rõ ràng.
4. Có căn cứ để bàn giao hồ sơ cho người lao động.
5. Dữ liệu tiền lương và bảo hiểm dễ đối chiếu hơn.

9.2. Đối với người lao động

Người lao động có thể:

1. Được xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.
2. Làm hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp nếu đủ điều kiện.
3. Tiếp tục tham gia bảo hiểm tại đơn vị mới.
4. Theo dõi dữ liệu trên ứng dụng Bảo hiểm xã hội số, ứng dụng định danh điện tử quốc gia hoặc thư điện tử nếu đã đăng ký.

10. Rủi ro nếu không báo giảm hoặc báo giảm trễ

10.1. Phát sinh tiền đóng không đúng

Nếu người lao động đã nghỉ nhưng đơn vị không báo giảm, dữ liệu có thể vẫn ghi nhận người đó đang tham gia tại đơn vị.

Khi đó, đơn vị có thể bị phát sinh số tiền phải đóng không đúng thực tế.

10.2. Khó xác nhận quá trình đóng cho người lao động

Nếu chưa báo giảm hoặc dữ liệu chưa đúng, người lao động có thể bị chậm xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động.

10.3. Dễ phát sinh tranh chấp

Người lao động nghỉ rồi nhưng chưa được xác nhận quá trình đóng, chưa làm được hồ sơ trợ cấp thất nghiệp thì rất dễ phát sinh khiếu nại.

Đây là lỗi nhỏ về thủ tục, nhưng hậu quả đôi khi rất phiền.

10.4. Rủi ro liên quan đến bảo hiểm y tế

Quyết định số 366/QĐ-BHXH nêu rõ: trường hợp chậm đóng, trốn đóng bảo hiểm y tế cho người lao động thì đơn vị phải hoàn trả toàn bộ chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong phạm vi quyền lợi, mức hưởng bảo hiểm y tế mà người lao động đã chi trả trong thời gian chưa có thẻ bảo hiểm y tế do chậm đóng, trốn đóng bảo hiểm y tế theo Điều 49 Luật Bảo hiểm y tế.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên xem nhẹ việc báo tăng, báo giảm và đóng bảo hiểm y tế đúng hạn.

11. Các lỗi thường gặp khi báo giảm lao động

11.1. Báo sai tháng giảm.

11.2. Ngày nghỉ trên quyết định khác ngày kê khai trên phần mềm.

11.3. Không đính kèm hồ sơ căn cứ khi được yêu cầu.

11.4. Sai mã số bảo hiểm xã hội.

11.5. Sai số căn cước công dân.

11.6. Người lao động có nhiều mã số bảo hiểm xã hội.

11.7. Đơn vị còn nợ tiền bảo hiểm.

11.8. Báo giảm hẳn trong khi thực tế chỉ là tạm hoãn hợp đồng lao động.

11.9. Nghỉ không hưởng lương nhưng không có đơn hoặc quyết định phê duyệt.

11.10. Không theo dõi kết quả sau khi nộp hồ sơ.

12. Checklist hồ sơ nội bộ nên lưu

Mỗi hồ sơ nghỉ việc nên lưu đủ:

12.1. Hợp đồng lao động.

12.2. Phụ lục hợp đồng nếu có.

12.3. Đơn xin nghỉ việc hoặc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.

12.4. Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.

12.5. Biên bản bàn giao công việc, tài sản nếu có.

12.6. Bảng chấm công tháng cuối.

12.7. Bảng lương tháng cuối.

12.8. Bảng thanh toán các khoản còn lại nếu có.

12.9. Hồ sơ báo giảm bảo hiểm đã nộp.

12.10. Kết quả báo giảm thành công.

12.11. Kết quả xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

12.12. Biên bản bàn giao hồ sơ cho người lao động nếu có.

13. Có thể hiểu ngắn gọn như sau

Người lao động nghỉ rồi thì hồ sơ bảo hiểm cũng phải được đóng lại cho đàng hoàng.

Nếu doanh nghiệp không báo giảm đúng lúc, dữ liệu bảo hiểm có thể bị treo, tiền đóng có thể phát sinh sai, còn người lao động thì bị chậm xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

Vì vậy, khi người lao động ngừng việc, nghỉ việc hoặc tạm thời không thuộc diện đóng bảo hiểm tại đơn vị, doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ và thực hiện báo giảm kịp thời.

Báo giảm đúng hạn giúp giảm tiền đóng.

Báo giảm đúng hạn cũng bảo vệ quyền lợi của cả doanh nghiệp và người lao động.

14. Kết luận

Báo giảm lao động và xác nhận sổ bảo hiểm xã hội là việc cần làm ngay khi người lao động ngừng việc hoặc nghỉ việc.

Doanh nghiệp làm đúng thì:

1. Không bị phát sinh tiền bảo hiểm không đúng.
2. Dữ liệu lao động rõ ràng.
3. Người lao động được bảo vệ quyền lợi.
4. Hạn chế tranh chấp về sau.
5. Hồ sơ nhân sự, tiền lương, bảo hiểm được khép lại gọn gàng.

Lan Ngọc nói thẳng:

Đừng để một việc nhỏ như báo giảm biến thành một cục rối về tiền bảo hiểm, sổ bảo hiểm xã hội và quyền lợi của người lao động.

Làm sớm, làm đúng, lưu hồ sơ đầy đủ.

Vậy là đỡ rất nhiều rủi ro về sau.

Cơ sở pháp lý trích dẫn

1. Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15.
2. Luật Bảo hiểm y tế số 25/2008/QH12, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 46/2014/QH13 và Luật số 51/2024/QH15.
3. Luật Việc làm số 74/2025/QH15.
4. Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13.
5. Nghị định số 188/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm y tế.
6. Nghị định số 164/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội và Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm.
7. Thông tư số 09/2026/TT-BTC ngày 03/02/2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về việc tạo lập sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử.
8. Quyết định số 3179/QĐ-BTC ngày 12/09/2025 của Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam thuộc Bộ Tài chính.
9. Quyết định số 366/QĐ-BHXH ngày 29/04/2026 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức.

Nội dung bài viết không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức.

Người đọc nên tự kiểm tra văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan có thẩm quyền, luật sư, chuyên gia bảo hiểm xã hội để được tư vấn theo từng hồ sơ cụ thể.

Việc áp dụng thông tin trong bài viết là hoàn toàn tự nguyện và người áp dụng phải tự chịu trách nhiệm với quyết định của mình.

#tuanthuthue

#hoachdinhthue

#taichinhkhoinghiep

#thuehkd

#hkd

#thue

#tamsucungsep

Tải file hướng dẫn bên dưới:

Tài liệu huong-dan-thu-tuc-bhxh-hkd-doanh-nghiep

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

• Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
• Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
• Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

• 14.1. Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi
• 14.2. Bảng chấm công theo ngày
• 14.3. Bảng chấm công theo giờ
• 14.4. Bảng thanh toán tiền lương
• 14.5. Bảng chấm chỉ tiêu công việc
• 14.6. Quyết định điều chỉnh tiền lương

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Bài này có giúp được Sếp không? Có Chưa, còn thiếu