Tổng hợp chứng từ ghi nhận – Chi phí quà tặng cho khách hàng/đối tác

TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GHI NHẬN – CHI PHÍ QUÀ TẶNG CHO KHÁCH HÀNG/ĐỐI TÁC

1. Căn cứ pháp lý

• Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC).
• Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (đã hết hiệu lực).
• Công văn 79109/CT-TTHT (2017).

2. Nguyên tắc

• Quà tặng khách hàng/đối tác bắt buộc phải xuất hóa đơn đầu ra.
• Giá tính thuế GTGT: giá bán của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng.
• Chi phí quà tặng được tính vào chi phí được trừ nếu:
  1. Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
  2. Liên quan đến hoạt động SXKD.
  3. Thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị từng lần từ 05 triệu đồng trở lên (mức cũ là 20 triệu đồng, đã hạ xuống 05 triệu từ 15/12/2025 theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP).

3. Chứng từ cần có

• Hóa đơn mua hàng.
• Hợp đồng mua bán/phiếu đặt hàng.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (khi từ 05 triệu đồng trở lên) (mức cũ 20 triệu đồng). Riêng để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào thì mọi giá trị đều phải có chứng từ không dùng tiền mặt, không còn ngưỡng nào, theo điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, áp dụng từ 01/7/2025.
• Quyết định/Thông báo tặng quà.
• Hóa đơn đầu ra xuất cho khách hàng, trên hóa đơn ghi rõ: “Hàng tặng không thu tiền”.

4. Hạch toán kế toán

• Mua về tặng ngay:
  • Nợ TK 641 (chi phí bán hàng)
  • Nợ TK 133 (VAT đầu vào)
  • Có TK 111/112/331 (thanh toán)
  • Có TK 3331 (VAT đầu ra)
• Mua về nhập kho, sau đó xuất tặng:
  • Khi mua: Nợ TK 152, 156; Nợ TK 133 / Có TK 111,112,331.
  • Khi tặng: Nợ TK 641 / Có TK 152,156; Có TK 3331.

Tài liệu tham khảo:

---

Lưu ý:

• Các quy định về hóa đơn, chứng từ, chi phí phúc lợi, hạch toán kế toán có thể thay đổi theo từng thời kỳ. Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
• Kể từ ngày 01/03/2025, Bộ Tài chính đã hợp nhất với Bộ Kế hoạch và Đầu tư thành Bộ Tài chính. Các văn bản do Bộ Tài chính ban hành trước thời điểm này vẫn còn hiệu lực cho đến khi có quy định thay thế.

Hy vọng bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về chứng từ ghi nhận chi phí quà tặng cho nhân viên!

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

• Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.