Ca thật của nhà mình, đã giấu tên khách. Sáng 19/10/2026, một chị phụ trách kế toán nhắn vào nhóm Zalo:
“Bên chị có mua bánh trung thu tặng khách và người lao động, có lấy hoá đơn về công ty.
Giờ xuất ra như nào em hướng dẫn chị nha.”

Trung thu năm nay rơi vào ngày 25/09/2026. Bánh đã phát xong gần một tháng. Hoá đơn mua vào nằm trong máy. Còn hoá đơn bán ra thì chưa ai lập.

Bài lấy Trung thu làm ví dụ, cách làm dùng chung cho quà Tết, Giáng sinh, 8/3, 20/10, sinh nhật, hiếu hỉ.

Câu hỏi nghe nhỏ.
Nhưng một hộp bánh chạm tới bốn việc cùng lúc: hoá đơn, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân của nhân viên.
Bánh cho không, nhưng hồ sơ thì không được cho qua.

0. Các dịp tặng quà thường gặp

Dịp nào cũng chung một cách xử lý: tặng hiện vật thì lập hoá đơn, tặng nhân viên thì cộng vào phúc lợi và thu nhập.
Bài lấy Trung thu làm ví dụ xuyên suốt. Quà Tết, Giáng sinh, 8/3, 20/10, sinh nhật, hiếu hỉ làm y như vậy.

Cách gọi: “ô 0.10C”. Mức A: đã đọc nguyên văn văn bản gốc. Mức C: chưa có hướng dẫn riêng, đây là đề xuất của tụi mình.

0.13. Căn cứ chính của bảng: điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025; điểm i, k khoản 2 và điểm m khoản 4 Điều 8 Nghị định 253/2026; khoản 9 Điều 3 Luật 109/2025; khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026.

1. Có phải lập hoá đơn khi tặng không

Có, bắt buộc.
Khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP ghi rõ người bán phải lập hoá đơn điện tử cả khi hàng hoá “dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ”.

1.1. Nghị định 254/2026 có hiệu lực từ 01/07/2026, thay Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025.
Bài nào còn dẫn Nghị định 123/2020 cho đợt Trung thu 2026 là đang dẫn văn bản đã hết hiệu lực.

1.2. Tặng nhiều người lẻ thì không cần lập từng tờ.
Phụ lục Nghị định 254/2026 cho doanh nghiệp lập một hoá đơn tổng hợp theo tháng hoặc quý, đúng kỳ khai thuế giá trị gia tăng, ghi “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”.

1.3. Khách nào xin hoá đơn riêng thì phải lập riêng cho khách đó, theo cùng đoạn Phụ lục.

Cách gọi: “dòng 1.6 cột B”.

2. Hai nhánh: tặng khách và tặng người lao động

Hoá đơn và thuế giá trị gia tăng của hai nhánh giống nhau. Hai nhánh chỉ khác nhau ở thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân.

Cách gọi: “ô 2.4C”.

2.6. Ba điều kiện được trừ ở dòng 2.4: chi thật cho việc kinh doanh, có hoá đơn chứng từ, mua từ 05 triệu đồng mỗi lần thì trả không dùng tiền mặt.
Căn cứ: khoản 1 Điều 9 Luật 67/2025/QH15 và điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

2.7. Luật 67/2025 không đặt trần cho chi quảng cáo, tiếp thị, quà tặng khách.
Tụi mình đã đọc khoản 2 Điều 9 Luật này và Điều 10 Nghị định 320/2025: không có dòng khống chế nào cho khoản quà tặng khách.

2.8. Thuế giá trị gia tăng đầu ra của hàng biếu, tặng không thu tiền phục vụ kinh doanh được tính vào chi phí được trừ, theo khoản 12 Điều 10 Nghị định 320/2025.

3. Phần A: chứng từ đầu vào khi mua bánh

Quyết định tặng quà phải ký trước ngày mua bánh. Quyết định ký sau ngày mua là giấy hợp thức hoá, cơ quan thuế nhìn ngày là thấy.

Cách gọi: “dòng 3.5 cột D”. Mốc 05 triệu đồng là mốc hiện hành năm 2026, tính trên giá đã gồm thuế.

3.7. Hai mẫu điền sẵn, đúng thể thức Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Chỗ trong ngoặc vuông là chỗ Sếp sửa theo công ty mình.

3.7.1. Tải Mẫu quyết định tặng quà Trung thu 2026 (tệp Word).

3.7.2. Tải Mẫu bảng kê giao quà khách hàng và danh sách người lao động ký nhận (tệp Word).

4. Phần B: chứng từ đầu ra khi tặng

Bảng kê giao quà và danh sách ký nhận là hai tờ giấy quan trọng nhất. Không có hai tờ này, hoá đơn đầu ra chỉ là con số tự khai.

Cách gọi: “dòng 4.2 cột A”. Mẫu hai biểu tải ở mục 3.7.2.

5. Trần 01 tháng lương: cộng cả năm hay từng khoản

Cộng mọi khoản phúc lợi cả năm, cho toàn công ty.
Nguyên văn điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025: không được trừ “phần chi cho các khoản có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế”.

5.1. Một tháng lương bình quân bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia 12. Công ty hoạt động chưa đủ 12 tháng thì chia số tháng thực tế, theo điểm d1.

5.2. Quỹ tiền lương thực hiện là tiền lương đã thực trả của năm đó, tính tới hạn nộp hồ sơ quyết toán, theo điểm d2.

Cách gọi: “ô 5.7B”.

5.9. Ví dụ số. Quỹ lương thực trả năm 2026 là 1.200.000.000 đồng, nên trần phúc lợi là 100.000.000 đồng.

5.9.1. Nghỉ mát 60.000.000 + bánh trung thu 32.400.000 + quà Tết hiện vật 20.000.000 = 112.400.000 đồng.

5.9.2. Vượt trần 12.400.000 đồng. Phần vượt bị loại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

5.9.3. Thưởng Tết bằng tiền 150.000.000 đồng theo quy chế thưởng không cộng vào con số 112.400.000 đồng.

5.10. Lý do tụi mình đề xuất để khám định kỳ ngoài trần: khám định kỳ là nghĩa vụ của người sử dụng lao động theo Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 84/2015/QH13.
Điểm d chỉ kể “chi hỗ trợ điều trị khám bệnh, chữa bệnh”, không kể khám định kỳ bắt buộc.
Đây là đề xuất của tụi mình, chưa có văn bản nào nói thẳng. Sếp muốn chắc thì gửi câu hỏi bằng văn bản tới cơ quan thuế quản lý.

6. Ví dụ số trọn vòng một đợt bánh

Mua 100 hộp, 500.000 đồng một hộp chưa thuế, thuế suất 8%. Đây là tình huống giả định để minh hoạ.

6.1. Mua vào: 50.000.000 đồng, thuế 4.000.000 đồng, chuyển khoản 54.000.000 đồng.

6.2. Tặng 40 khách: giá tính thuế 20.000.000 đồng, thuế đầu ra 1.600.000 đồng.

6.3. Tặng 60 nhân viên: giá tính thuế 30.000.000 đồng, thuế đầu ra 2.400.000 đồng.

6.4. Thuế đầu ra 4.000.000 đồng trừ thuế đầu vào 4.000.000 đồng, đợt bánh này nộp thêm 0 đồng.

6.5. Chi phí gồm 50.000.000 đồng tiền bánh và 4.000.000 đồng thuế đầu ra không thu được của ai. Phần của nhân viên là 32.400.000 đồng, cộng vào trần phúc lợi ở mục 5.

6.6. Mỗi nhân viên cộng 540.000 đồng vào thu nhập chịu thuế tháng 9/2026. Giá trị quy đổi theo giá thị trường lúc nhận, theo khoản 2 Điều 17 Nghị định 253/2026.

6.7. Ví dụ ngắn quà Tết.
Tặng 60 nhân viên giỏ quà Tết 800.000 đồng chưa thuế, thuế suất 8%.
Mỗi người cộng 864.000 đồng vào thu nhập chịu thuế tháng nhận quà.
Cả đợt 51.840.000 đồng cộng vào rổ phúc lợi của năm nhận quà. Tình huống giả định.

7. Hạch toán và ba chỗ hay vướng

Doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC ghi như dưới đây. Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC thay tài khoản 641 bằng 642. Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC không ghi kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.

Chữ T từng bút toán

Cách đọc: Nợ là bên trái, Có là bên phải. Tài sản và chi phí tăng thì ghi Nợ. Nợ phải trả và doanh thu tăng thì ghi Có.

Chữ T tổng — cả đợt bánh

Kho 156 về 0: nhập 50.000.000, xuất đủ 50.000.000. Thuế đầu ra 4.000.000 bằng đúng thuế đầu vào, nên đợt bánh không làm tăng số thuế phải nộp, chỉ phải khai đủ.

7.1. Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014 hoặc 133/2016; Thông tư 200/2014 đã bị Thông tư 99/2025 thay từ 01/01/2026. Hộ kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC không dùng tài khoản. Bảng chế độ đầy đủ ở bài chế độ kế toán đang áp dụng cho ai.

7.2. Ô người mua trên hoá đơn tổng hợp tặng nhiều người: Nghị định 254/2026 chưa có câu nói riêng cho trường hợp này. Tụi mình đề xuất ghi tên, mã số thuế chính công ty mình và dòng “hàng biếu, tặng theo bảng kê số…”. Sếp hỏi thêm nhà cung cấp hoá đơn điện tử xem phần mềm cho ghi thế nào.

7.3. Công ty chi bánh nhân viên bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi (tài khoản 353) thì khoản này không vào chi phí. Thuế đầu vào của phần này có được khấu trừ không thì tụi mình chưa đọc được điều khoản tương ứng của Nghị định 181/2025, nên chưa kết luận.

7.4. Bánh do công đoàn chi bằng tiền công đoàn thì không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động, theo điểm n khoản 4 Điều 8 Nghị định 253/2026. Hoá đơn khi đó đứng tên công đoàn, không đứng tên công ty.

8. Hỏi đáp nhanh

Năm câu hay gặp khi làm hoá đơn hàng tặng.

8.1.
Bánh đã phát tháng 9, giờ mới lập hoá đơn có sao không? Lập theo kỳ khai thuế có ngày tặng.
Kỳ quý 3 đã khai xong mà thiếu thì khai bổ sung, nộp tiền chậm nộp nếu có.
Sửa sớm còn hơn để lúc kiểm tra mới phát hiện.

8.2.
Ghi đơn giá 0 đồng được không? Không.
Giá tính thuế 0 đồng chỉ dành cho hàng khuyến mại đúng luật thương mại.
Hàng biếu, tặng tính theo giá cùng loại, theo điểm c khoản 1 Điều 7 Luật 48/2024/QH15.
Khuyến mại xem bài đăng ký khuyến mại và hoá đơn.

8.3.
Lập nhầm hoá đơn thì sửa sao? Sai số lượng, đơn giá, thuế suất thì lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Cách lập xem bài hoá đơn thay thế.

8.4.
Nhân viên lương thấp, chưa tới mức chịu thuế thì sao? Vẫn cộng 540.000 đồng vào thu nhập chịu thuế cho đúng.
Sau giảm trừ gia cảnh mà không còn thu nhập tính thuế thì người đó chưa phát sinh tiền thuế.

8.5.
Có bắt khách ký nhận bánh không? Không cần.
Đi xin chữ ký khách là phi thực tế.
Nhân viên phụ trách khách đã trực tiếp giao thì ký vào bảng kê giao quà, kèm ảnh giao quà, tin nhắn cảm ơn hoặc phiếu gửi hàng.
Người lao động thì tự ký nhận.

8.6. Trần phúc lợi tính thế nào cho đúng? Cách tính và bộ chứng từ đầy đủ ở bài chứng từ chi phí phúc lợi, trần 01 tháng lương.

9. Việc cần làm trong tuần này

Năm việc, làm xong trong tuần là kịp trước kỳ quyết toán.

9.1. Đếm lại số hộp đã tặng, chia hai nhóm khách và nhân viên, khớp với hoá đơn mua.

9.2. Nhân viên phụ trách ký bảng kê giao quà khách hàng; người lao động ký danh sách nhận, theo mẫu ở mục 3.7.

9.3. Lập một hoá đơn tổng hợp kèm bảng kê cho kỳ khai có ngày tặng.

9.4. Cộng 540.000 đồng mỗi người vào bảng lương tháng nhận bánh.

9.5. Cập nhật bảng tổng hợp phúc lợi năm 2026, so với trần 01 tháng lương.

Coi trước khi quyết toán thì sửa được. Coi lúc bị kiểm tra thì chỉ còn biết tiếc.

10. Căn cứ pháp lý đã đối chiếu

Chín văn bản còn hiệu lực ngày 19/10/2026. Chỗ chưa đọc được bản gốc đã ghi rõ trong bài.

10.10. Ngày tra: 19/10/2026. Sếp tự kiểm hiệu lực tại vbpl.vn theo số hiệu văn bản.

Bước tiếp — gửi tụi mình. Sếp gửi tụi mình hoá đơn mua bánh và danh sách người nhận, tụi mình lập giúp bảng kê và kiểm trần phúc lợi trước kỳ quyết toán, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Ba chỗ chưa có văn bản nói thẳng là đề xuất của tụi mình. Đó là ô người mua trên hoá đơn tổng hợp, khám sức khoẻ định kỳ có cộng vào trần phúc lợi không, thuế đầu vào khi chi bằng quỹ phúc lợi. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#hoadondientu
#phucloinguoilaodong

Tình huống giả định, nối tiếp bài đăng ký: Công ty Sao Mai đã có mã số thuế nộp thay. Ngày 15/08/2026 công ty chuyển đợt 1 cho nhà thầu Singapore. Ngày 20/08 chuyển tiền phần mềm cho nhà thầu Nhật. Kế toán hỏi: khai từng lần hay gộp cả tháng, hạn ngày nào, điền tờ khai ra sao?

Trả lời gọn: mỗi lần trả tiền là một lần khai, hạn ngày thứ 10. Tháng trả nhiều lần thì được gộp khai theo tháng, hạn ngày 20 tháng sau. Tháng không trả đồng nào thì không phải khai.

Bài này có tờ khai 01/NTNN điền sẵn cho cả hai cách, Sếp chép theo là được.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

2. Khai theo lần hay theo tháng

Cách đăng ký chuyển sang khai theo tháng: tụi mình chưa thấy mẫu riêng trong Thông tư 89/2026. Sếp hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi chuyển.

3. Tính hạn: hai ví dụ có ngày cụ thể

1. 3.1. Theo lần: trả tiền ngày 15/08/2026. Đếm từ ngày 16/08 là ngày thứ 1, ngày thứ 10 là 25/08/2026. Khai và nộp tiền xong trước ngày này.
2. 3.2. Theo tháng: trả trong tháng 08/2026 thì hạn ngày 20/09/2026. Ngày đó là Chủ nhật nên dời sang thứ Hai 21/09/2026.
3. 3.3. Quyết toán: hết hợp đồng mà số thuế đã khai có thay đổi thì quyết toán trong 45 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Không thay đổi thì không phải quyết toán.

4. Năm bước khai trên cổng thuế

1. 4.1. Đăng nhập cổng thuế điện tử bằng mã số thuế nộp thay, không phải mã của công ty.
2. 4.2. Chọn tờ khai 01/NTNN, NCCNN (nhà thầu nước ngoài, nhà cung cấp nước ngoài) (Thông tư 89/2026), chọn kỳ theo lần hoặc theo tháng.
3. 4.3. Mỗi hợp đồng, mỗi lần trả tiền điền một dòng ở Phần I. Phần II chỉ dùng khi nộp thay cho nhà cung cấp nước ngoài qua mạng.
4. 4.4. Ký số, nộp, lưu thông báo chấp nhận.
5. 4.5. Nộp tiền thuế theo mã nộp thay, trước cùng hạn với tờ khai.

Theo Thư viện Pháp luật, phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK (phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế) bản 5.7.9 (cập nhật 07/10/2026) đã có tờ khai theo Thông tư 89/2026. Một số kế toán phản ánh tháng 08/2026 cổng thuế vẫn để mẫu theo Thông tư 80/2021. Sếp dùng bản phần mềm mới nhất.

5. Tờ khai 01/NTNN điền sẵn: khai theo lần

Hợp đồng tư vấn 100 triệu với ABC Consulting ghi “giá đã gồm các loại thuế nhà thầu”, trả làm hai đợt. Đợt 1: 50 triệu ngày 15/08/2026. Dịch vụ tư vấn: thuế giá trị gia tăng 5%, thuế thu nhập doanh nghiệp 5%.

Chỗ nền vàng chữ đỏ là số liệu mẫu Sếp thay bằng thông tin của mình; chữ đen là chữ in sẵn trên mẫu nhà nước.

Kết quả: công ty giữ lại 5.000.000 đồng để nộp thuế, chuyển cho nhà thầu 45.000.000 đồng. Hạn khai và nộp là 25/08/2026.

6. Tờ khai 01/NTNN điền sẵn: khai theo tháng

Tháng 08/2026 công ty trả hai lần: 50 triệu tư vấn cho ABC Consulting ngày 15/08 và 40 triệu phần mềm cho XYZ Software ngày 20/08 (hợp đồng phần mềm cũng ghi giá đã gồm thuế). Phần mềm không chịu thuế giá trị gia tăng, chỉ chịu thuế thu nhập doanh nghiệp 5%.

Kết quả: tổng thuế tháng 08 là 7.000.000 đồng. Hạn khai và nộp là 21/09/2026 vì 20/09 rơi vào Chủ nhật.

Cột (12): nhà thầu Nhật chỉ được miễn giảm theo hiệp định khi có giấy chứng nhận cư trú và chứng minh là chủ sở hữu hưởng lợi. Chưa có hồ sơ thì ghi 0, khấu trừ đủ. Hợp đồng ghi “nhà thầu nhận đủ” thì doanh thu tính thuế phải quy ngược, xem ví dụ ở bài trụ.

Khai xong nhớ lưu đủ chứng từ để khoản chi được trừ: xem danh sách 10 chứng từ ở mục 6.7 bài trụ.

7. Ba dòng phải khớp

1. 7.1. Chủ thể: tên nhà thầu ở cột (2) giống hợp đồng và lệnh chuyển tiền.
2. 7.2. Nội dung: loại dịch vụ ghi ở cột (2) khớp tỷ lệ ở cột (8), (11).
3. 7.3. Dòng tiền: cột (5) khớp sao kê ngày ở cột (6); tiền chuyển cho nhà thầu cộng cột (14) bằng số tiền của đợt đó.

8. Năm lỗi hay gặp

1. 8.1. Khai bằng mã số thuế công ty thay vì mã nộp thay.
2. 8.2. Đếm hạn 10 ngày tính luôn ngày trả tiền. Phải đếm từ ngày hôm sau.
3. 8.3. Ghi thuế giá trị gia tăng 5% cho phần mềm.
4. 8.4. Tự điền cột (12) khi chưa có giấy chứng nhận cư trú của nhà thầu.
5. 8.5. Đã đăng ký khai theo tháng mà vẫn nộp tờ khai trống cho tháng không trả tiền. Tháng đó không phải khai.

9. Việc cần làm ngay trong tuần này

Trả tiền ngày nào thì hạn khai tính từ hôm sau ngày đó. Cứ chuyển tiền xong là ghi lịch ngay.

Bước trước: Đăng ký mã số thuế nộp thay cho nhà thầu, kèm mẫu 04.1-ĐKT điền sẵn.

• Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, gửi hợp đồng nước ngoài lên cho tụi mình soát.

• Muốn tụi mình làm hồ sơ giùm? Hẹn một buổi tại trang hẹn gặp tư vấn.

Bài trụ: Thuế nhà thầu 2026: hướng dẫn trọn bộ 5W2H.

Miễn trừ trách nhiệm: Bài viết nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo chung, không thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc thuế cụ thể cho từng trường hợp. Tài Chính Khởi Nghiệp không chịu trách nhiệm với các quyết định dựa hoàn toàn vào nội dung bài viết mà chưa được tư vấn trực tiếp. Thông tin cập nhật tới ngày 11/10/2026, văn bản pháp luật có thể thay đổi sau thời điểm này. Mọi tên công ty, mã số thuế, số hợp đồng trong tờ khai mẫu là số liệu giả định để minh hoạ.

#tuanthuthue #hoachdinhthue #taichinhkhoinghiep #thuenhathau #khaithue

Tình huống giả định: ngày 01/07/2026 Công ty TNHH Thương mại Sao Mai ký hợp đồng thuê một công ty Singapore tư vấn bố trí kho, giá 100 triệu đồng. Kế toán định khai thuế nhà thầu bằng mã số thuế của công ty. Cổng thuế không cho chọn tờ khai nhà thầu.

Lý do: muốn khai thay cho nhà thầu thì công ty phải có một mã số thuế khác, gọi là mã số thuế nộp thay. Chưa có mã này thì chưa khai được, mà hạn khai vẫn chạy.

Bài này đi đủ bảy câu hỏi 5W2H: mã nộp thay là gì · vì sao phải có · ai đăng ký · khi nào · nộp ở đâu · làm thế nào · tốn bao nhiêu. Kèm tờ khai và bảng kê điền sẵn để Sếp chép theo.

1. WHAT — Mã số thuế nộp thay là gì

Trả lời ngay: là mã số thuế 10 chữ số cơ quan thuế cấp cho công ty Việt Nam để khai và nộp thay thuế của nhà thầu nước ngoài (điểm e khoản 1 Điều 5 Thông tư 90/2026/TT-BTC).

2. WHY — Vì sao phải đăng ký, căn cứ pháp lý

Trả lời ngay: không có mã nộp thay thì cổng thuế không cho lập tờ khai thuế nhà thầu. Đăng ký trễ thì khai trễ, nộp trễ, sinh tiền chậm nộp.

3. WHO — Ai đăng ký, đăng ký mẫu nào

Trả lời ngay: công ty Việt Nam ký hợp đồng và nộp thay thuế cho nhà thầu nước ngoài thì đăng ký mẫu 04.1-ĐKT kèm bảng kê BK04.1-ĐKT.

4. WHEN — Hạn đăng ký và thời gian nhận kết quả

1. 4.1. Hạn đăng ký: trong 10 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng (khoản 3 Điều 6 Nghị định 252/2026). Không có hợp đồng ký tay (mua qua mạng) thì tính từ ngày phát sinh thanh toán đầu tiên.
2. 4.2. Ví dụ: ký thứ Tư 01/07/2026, đếm từ hôm sau, không tính thứ Bảy, Chủ nhật, ngày lễ: ngày làm việc thứ 10 là thứ Tư 15/07/2026.
3. 4.3. Thời gian nhận mã: theo kinh nghiệm thực tế khoảng 03 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ đủ. Tụi mình chưa đối chiếu điều khoản quy định thời hạn này.
4. 4.4. Bài cũ hay ghi sai: “10 ngày kể từ ngày chuyển tiền lần đầu”. Có hợp đồng thì mốc là ngày ký hợp đồng.

5. WHERE — Nộp ở đâu

1. 5.1. Cơ quan nhận: cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp công ty Sếp (ghi trên giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo cơ quan thuế quản lý).
2. 5.2. Nộp điện tử: Cổng thuế điện tử thuedientu.gdt.gov.vn, mục Đăng ký thuế, ký bằng chữ ký số của công ty.
3. 5.3. Nộp giấy: bộ phận một cửa của cơ quan thuế quản lý. Một số nơi vẫn yêu cầu mang bản giấy tới mới trả kết quả, Sếp gọi hỏi trước.

6. HOW — Làm thế nào, từng bước

Trả lời ngay: gom hợp đồng, điền 04.1-ĐKT và BK04.1-ĐKT, ký số, nộp, chờ thông báo mã.

6.4.1. Giấy tờ nộp kèm theo thực tế. Thông tư 90/2026 chỉ ghi hồ sơ gồm tờ khai và bảng kê. Tuy vậy, theo kinh nghiệm làm hồ sơ, một số cơ quan thuế còn đề nghị nộp kèm, Sếp chuẩn bị sẵn để khỏi đi lại:

6.5. Tờ khai 04.1-ĐKT điền sẵn số liệu mẫu

Chỗ nền vàng chữ đỏ là số liệu mẫu Sếp thay bằng thông tin của mình; chữ đen là chữ in sẵn trên mẫu nhà nước.

6.6. Bảng kê BK04.1-ĐKT điền sẵn

Dòng 2 có dấu “x” vì nhà thầu Nhật muốn có mã 13 số riêng để sau này xin xác nhận đã nộp thuế ở Việt Nam.

7. HOW MUCH — Tốn bao nhiêu

1. 7.1. Phí làm thủ tục: tụi mình chưa thấy văn bản nào thu lệ phí cho việc đăng ký mã số thuế nộp thay; tự làm thì chỉ tốn thời gian.
2. 7.2. Cái giá của việc đăng ký trễ: không có mã thì không khai được tờ 01/NTNN. Khai trễ thì bị phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế; nộp tiền trễ thì chịu tiền chậm nộp tính theo ngày. Mức phạt cụ thể theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, tụi mình chưa đối chiếu nguyên văn nên không ghi số.
3. 7.3. Số thuế phải nộp thay: tính theo tỷ lệ của từng loại dịch vụ, xem mục 7 bài trụ và ví dụ có số ở bài khai thuế.

8. Sáu lỗi hay gặp

1. 8.1. Khai thuế nhà thầu bằng mã số thuế công ty, không xin mã nộp thay.
2. 8.2. Mỗi hợp đồng mới lại xin một mã mới. Đúng ra chỉ bổ sung bảng kê.
3. 8.3. Dùng mẫu cũ 04.1-ĐK-TCT, đã hết hiệu lực từ 01/07/2026.
4. 8.4. Tính hạn 10 ngày từ ngày chuyển tiền, trong khi đã có hợp đồng ký trước đó.
5. 8.5. Ghi tên nhà thầu khác hợp đồng (viết tắt, thiếu “Pte. Ltd.”). Tên phải khớp hợp đồng và lệnh chuyển tiền.
6. 8.6. Mua dịch vụ Google, Facebook, ChatGPT, Claude mà quên đăng ký vì nghĩ “hãng tự lo”. Doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ vẫn phải khấu trừ thay (mục 3.3).

9. Việc cần làm ngay trong tuần này

Mã nộp thay là chìa khoá. Không có nó thì tờ khai đúng tới đâu cũng không nộp được.

Bước tiếp theo: Khai thuế nhà thầu theo lần hay theo tháng, kèm tờ khai 01/NTNN điền sẵn.

• Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, gửi hợp đồng nước ngoài lên cho tụi mình soát.

• Muốn tụi mình làm hồ sơ giùm? Hẹn một buổi tại trang hẹn gặp tư vấn.

Bài trụ: Thuế nhà thầu 2026: hướng dẫn trọn bộ 5W2H.

Miễn trừ trách nhiệm: Bài viết nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo chung, không thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc thuế cụ thể cho từng trường hợp. Tài Chính Khởi Nghiệp không chịu trách nhiệm với các quyết định dựa hoàn toàn vào nội dung bài viết mà chưa được tư vấn trực tiếp. Thông tin cập nhật tới ngày 11/10/2026, văn bản pháp luật có thể thay đổi sau thời điểm này. Mọi tên công ty, mã số thuế, số hợp đồng trong tờ khai mẫu là số liệu giả định để minh hoạ.

#tuanthuthue #hoachdinhthue #taichinhkhoinghiep #thuenhathau #dangkythue

Tình huống giả định, dựng từ những câu hỏi tụi mình gặp nhiều nhất: chị Lan làm giám đốc một công ty nhỏ ở Bình Thạnh. Tháng 7 chị thuê một chuyên gia Singapore tư vấn quy trình kho, hợp đồng ghi rõ “100 triệu đồng, nhà thầu nhận đủ”. Chị chuyển khoản, mọi thứ êm. Ba tháng sau kế toán mới hỏi: “Thuế nhà thầu tháng 7 ai khai vậy chị?”

Không ai khai. Mà người phải khai lại chính là công ty chị Lan, không phải ông chuyên gia.

Đó là chỗ nhiều chủ doanh nghiệp vướng nhất: tiền trả cho người nước ngoài thì bên Việt Nam nộp thuế thay. Và một dòng chữ trong hợp đồng, “giá đã gồm thuế” hay “nhà thầu nhận đủ”, quyết định ai mất thêm khoảng 10% tiền thuế.

Bài này đi đủ bảy câu hỏi 5W2H: thuế nhà thầu là gì · ai phải nộp · vì sao · nộp ở đâu · khi nào · làm thế nào · bao nhiêu tiền. Viết sao cho Sếp tự làm được từng bước, kèm ví dụ có số. Căn cứ cập nhật tới ngày 11/10/2026.

1. WHAT — Thuế nhà thầu là gì

Trả lời ngay: thuế nhà thầu không phải một sắc thuế riêng. Đó là cách gọi chung cho các khoản thuế đánh vào thu nhập mà người nước ngoài kiếm được từ Việt Nam qua hợp đồng với bên Việt Nam.

1. 1.1. Thuế giá trị gia tăng (giá trị gia tăng): tính trên phần dịch vụ, hàng hoá kèm dịch vụ mà nhà thầu cung cấp tại Việt Nam.
2. 1.2. Thuế thu nhập doanh nghiệp (thu nhập doanh nghiệp): nếu nhà thầu là tổ chức.
3. 1.3. Thuế thu nhập cá nhân (thu nhập cá nhân): nếu nhà thầu là cá nhân nước ngoài kinh doanh độc lập. Phần này đi theo luật thuế thu nhập cá nhân, bài này tập trung vào nhà thầu là tổ chức.

Lý do nhà nước giao bên Việt Nam nộp thay cũng dễ hiểu. Nhà thầu ở nước ngoài, cơ quan thuế Việt Nam không với tới được. Người duy nhất cầm tiền trước khi tiền ra khỏi Việt Nam là bên Việt Nam, nên bên Việt Nam giữ lại phần thuế.

2. WHO — Ai thuộc diện, ai không, ai đứng ra khai

Trả lời ngay: thuộc diện khi người nhận tiền là nước ngoài và dịch vụ được làm hoặc được dùng tại Việt Nam. Từ năm 2026, nhà thầu không cần có văn phòng hay cơ sở thường trú ở Việt Nam vẫn thuộc diện, kể cả bán qua thương mại điện tử, nền tảng số.

Ai đứng ra khai? Có ba đường, Sếp đối chiếu xem mình thuộc đường nào:

1. 2.6. Bên Việt Nam khai thay, nộp thay: phổ biến nhất, gần như mọi doanh nghiệp vừa và nhỏ đi đường này.
2. 2.7. Nhà thầu tự đăng ký, tự nộp: nhà thầu được cấp mã số thuế 10 số theo từng hợp đồng, bên Việt Nam không phải nộp thay.
3. 2.8. Nhà cung cấp nước ngoài qua nền tảng số: các nền tảng lớn như dịch vụ quảng cáo, phần mềm trực tuyến có thể đã tự đăng ký và nộp thuế tại Việt Nam qua cổng dành cho nhà cung cấp nước ngoài. Khi đó bên Việt Nam mua dịch vụ thường không phải khấu trừ nữa.

⚠ Với quảng cáo Facebook, Google: đừng mặc định là “có hoá đơn là xong” hay “không phải làm gì”. Hãy kiểm hoá đơn có ghi mã số thuế Việt Nam của nhà cung cấp không, và nhà cung cấp đó có nằm trong danh sách đã tự đăng ký với Cục Thuế không. Tụi mình chưa kiểm danh sách cho từng nền tảng, nên Sếp cần tra trường hợp cụ thể của mình.

3. WHY — Căn cứ pháp lý đang áp dụng

Trả lời ngay: không có một văn bản duy nhất thay Thông tư 103/2014. Quy định nay chia theo từng việc, mỗi việc nằm ở một văn bản:

Văn bản đã chết, đừng dẫn nữa: Thông tư 103/2014/TT-BTC bị bãi bỏ toàn bộ từ 01/07/2026 (khoản 1 Điều 99 Thông tư 89/2026). Thông tư 80/2021/TT-BTC và Thông tư 86/2024/TT-BTC cũng hết hiệu lực cùng ngày. Tụi mình đã rà công văn Cục Thuế đăng từ 25/09 đến 08/10/2026: chưa có văn bản mới nào thay đổi quy định nhà thầu.

4. WHERE — Nộp ở đâu

1. 4.1. Bên Việt Nam nộp thay: nộp tại cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp bên Việt Nam.
2. 4.2. Nhà thầu tự đăng ký: nộp tại cơ quan thuế nơi nhà thầu đặt trụ sở hoặc văn phòng điều hành.
3. 4.3. Cách nộp: nộp điện tử qua hệ thống thuế điện tử như các tờ khai khác; hoặc nộp trực tiếp, qua bưu chính.

5. WHEN — Bốn mốc thời gian phải nhớ

1. 5.1. Đăng ký: trong 10 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng. Không có hợp đồng thì tính từ ngày thanh toán lần đầu (điểm a.3 và điểm c khoản 3 Điều 6 Nghị định 252/2026).
2. 5.2. Khai và nộp tiền: khai theo từng lần thanh toán, chậm nhất ngày thứ 10 kể từ ngày tiếp theo ngày phát sinh. Hạn nộp tiền trùng hạn nộp hồ sơ (Điều 10 Nghị định 252/2026; khoản 2, 3 Điều 30 Thông tư 89/2026).
3. 5.3. Tháng không trả tiền: nếu đang khai theo tháng mà trong tháng không phát sinh khấu trừ thì không phải nộp tờ khai tháng đó (khoản 8 Điều 11 Nghị định 252/2026). Quy định này áp dụng từ 01/07/2026, không phải từ 01/10/2026 như một số bài đang lan trên mạng.
4. 5.4. Quyết toán: khi kết thúc hợp đồng, nếu số thuế đã khai, đã nộp có thay đổi. Hạn là ngày thứ 45 kể từ ngày chấm dứt hợp đồng.

6. HOW — Sáu bước tự làm, theo đúng thứ tự

Nếu nhà thầu ở nước có hiệp định tránh đánh thuế hai lần với Việt Nam (Singapore, Hàn Quốc, Nhật Bản…), phần thuế thu nhập doanh nghiệp có thể được miễn hoặc giảm. Nhưng không tự động: nhà thầu phải có giấy chứng nhận cư trú hợp lệ và chứng minh mình là chủ sở hữu hưởng lợi của khoản thu nhập. Chưa có hồ sơ thì cứ khấu trừ đủ, đừng tự áp miễn giảm.

6.7. Bộ chứng từ phải lưu để khoản chi được trừ

Trả lời ngay: khoản chi được trừ khi đủ ba điều kiện (khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP): chi thật phục vụ kinh doanh, có đủ hoá đơn, chứng từ, và từ 05 triệu đồng trở lên phải trả không dùng tiền mặt. Trả cho nhà thầu nước ngoài, kể cả GPT, Google, Facebook, Sếp lưu đủ bộ dưới đây.

Hai bẫy hay gặp với GPT, Google, Facebook:

1. 6.7.11. Trả bằng thẻ cá nhân của nhân viên: phải có văn bản công ty giao người đó mua hộ, sao kê thẻ của người đó, và chứng từ công ty chuyển khoản trả lại (điểm c2 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025). Thiếu một thứ là bị loại.
2. 6.7.12. Hãng đã đăng ký nộp thuế tại Việt Nam (Google, Meta, OpenAI, Anthropic, Microsoft…): doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ vẫn phải tự khấu trừ, nộp thay khi mua qua mạng; hộ kinh doanh và doanh nghiệp tính thuế trực tiếp thì không. Chi tiết và chứng từ mẫu từng hãng ở mục 6.8 ngay dưới.

Hồ sơ lưu là bản chính, bản sao có chứng thực, bản sao đóng dấu công ty hoặc chứng từ điện tử (khoản 14 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC). Phần thuế thu nhập doanh nghiệp nộp thay chỉ được trừ khi hợp đồng thoả thuận doanh thu nhà thầu nhận không gồm thuế này (danh mục khoản chi không được trừ, Nghị định 320/2025).

6.8. Chứng từ mẫu theo từng hãng: Facebook, Google, ChatGPT, Claude, Google Workspace

Trả lời ngay: mua phần mềm, quảng cáo của hãng nước ngoài qua mạng thì ai khấu trừ thuế tuỳ cách tính thuế giá trị gia tăng của Sếp, không tuỳ hãng đã đăng ký thuế ở Việt Nam hay chưa.

1. 6.8.1. Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ: phải tự khấu trừ, nộp thay thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp của hãng tại thời điểm thanh toán (khoản 3 Điều 43 và điểm a khoản 1 Điều 44 Nghị định 252/2026/NĐ-CP). Đăng ký bằng mẫu 04.1-ĐKT, đánh dấu ô thứ ba “khấu trừ và nộp thay thuế cho nhà cung cấp nước ngoài”; khai ở Phần II tờ khai 01/NTNN, NCCNN.
2. 6.8.2. Hộ kinh doanh, doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp: không thuộc diện khấu trừ thay. Hãng tự khai, tự nộp phần doanh thu này (khoản 2 Điều 46 Nghị định 252/2026). Sếp chỉ cần lưu hoá đơn, biên nhận và chứng từ thanh toán.
3. 6.8.3. Tránh nộp thuế hai lần: nhiều hãng đang tự cộng “VAT – Vietnam” vào hoá đơn. Doanh nghiệp đã tự khấu trừ thay thì khai mã số thuế công ty trong phần cài đặt thanh toán của hãng để hãng thôi thu thuế Việt Nam trên hoá đơn. Cách làm cụ thể ở từng hãng khác nhau, tụi mình chưa kiểm từng hãng.

Các hãng đã đăng ký thuế tại Việt Nam (tụi mình tra trên Cổng thông tin điện tử dành cho nhà cung cấp nước ngoài của Cục Thuế ngày 12/10/2026, có 322 nhà cung cấp; cách tự tra ở mục 6.8.14):

Tự tra một hãng đã đăng ký thuế tại Việt Nam chưa (Cổng thông tin điện tử dành cho nhà cung cấp nước ngoài của Cục Thuế: etaxvn.gdt.gov.vn/nccnn):

1. 6.8.14. Mở đường dẫn trên. Cổng hiện chữ tiếng Anh, bấm VIETNAMESE nếu muốn tiếng Việt.
2. 6.8.15. Bấm mục LIST OF REGISTERED FOREIGN PROVIDERS (Danh sách nhà cung cấp nước ngoài đã đăng ký).
3. 6.8.16. Để trống các ô, bấm Search (Tìm kiếm). Ngày 12/10/2026 ra 322 hãng, chia 7 trang; mỗi dòng có mã số thuế, tên hãng, ngày đăng ký.
4. 6.8.17. Muốn tìm nhanh một hãng: gõ mã số thuế ở bảng trên vào ô Tax identification number (Mã số thuế) rồi bấm Search. Mã số thuế 10 số bắt đầu bằng 9000 là mã cấp riêng cho nhà cung cấp nước ngoài.

Mẫu thật lấy từ chứng từ của chính Tài Chính Khởi Nghiệp (đã che số thẻ, số biên nhận):

6.8.11. Chứng từ thật của Tài Chính Khởi Nghiệp: Claude (Anthropic), kỳ 30/09 đến 30/10/2026

Hãng gửi hai tệp trong cùng một thư: hoá đơn (Invoice) và biên nhận đã trả tiền (Receipt). Sếp lưu cả hai.

Bốn chỗ cần nhìn trên chứng từ này:

1. 6.8.11.1. Dòng “VAT Registration — Vietnam VAT: 9000020034”: mã số thuế Việt Nam của hãng, khớp với cổng của Cục Thuế ở mục 6.8.8.
2. 6.8.11.2. Khối “Bill to” (gửi cho): tên công ty, địa chỉ và “VN TIN 0317730654” (mã số thuế Việt Nam của bên mua). Thiếu dòng này thì vào phần cài đặt thanh toán của hãng khai bổ sung.
3. 6.8.11.3. Dòng “VAT – Vietnam (10% on $100.00): $11.11”: hãng đã tự tính thuế giá trị gia tăng Việt Nam theo công thức in trên hoá đơn: thuế = giá ÷ (1 − 10%) × 10% = 100 ÷ 0,9 × 10% = 11,11 USD. Tức là hãng coi 100 USD là giá chưa thuế và quy ngược ra giá đã gồm thuế.
4. 6.8.11.4. Phần “Payment history” (lịch sử trả tiền): phương thức (thẻ Visa), ngày, số tiền. Đây là chỗ khớp với sao kê thẻ của công ty.

6.8.11.5. Số nào trên chứng từ điền vào ô nào trên tờ khai (dành cho doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, mục 6.8.1):

6.8.11.6. Tờ khai 01/NTNN, NCCNN Phần II điền sẵn từ chứng từ trên

6.8.11.7. Hạn khai và nộp cho chứng từ này

1. 6.8.11.7.1. Khai theo lần: trả tiền ngày 30/09/2026, đếm từ 01/10 là ngày thứ 1, ngày thứ 10 là 10/10/2026. Ngày đó là thứ Bảy nên dời sang thứ Hai 12/10/2026.
2. 6.8.11.7.2. Khai theo tháng: gộp mọi lần trả trong tháng 09/2026, hạn ngày 20/10/2026 (thứ Ba).

Tỷ lệ 5% thuế giá trị gia tăng và 5% thuế thu nhập doanh nghiệp là tỷ lệ cho dịch vụ ở mục 7; Sếp đối chiếu lại cho loại dịch vụ của mình. Tỷ giá 26.300 là giả định để minh hoạ. Chứng từ này hãng đã tự thu 11,11 USD thuế giá trị gia tăng Việt Nam: nếu doanh nghiệp vẫn khấu trừ thay theo tờ khai trên thì thuế giá trị gia tăng bị nộp hai lần. Cách xử lý (đề nghị hãng thôi thu, hay hãng đã nộp thì bên mua không khấu trừ phần đó) tụi mình chưa thấy văn bản hướng dẫn riêng; Sếp hỏi cơ quan thuế quản lý bằng văn bản trước khi khai.

6.8.12. Hoá đơn Google Workspace tháng 09/2026:

Điểm đúng: tên trên hoá đơn là tên công ty, không phải tên cá nhân. Sếp vào admin.google.com, mục Thanh toán, Hồ sơ thanh toán để sửa tên và địa chỉ cho đúng giấy đăng ký doanh nghiệp trước kỳ hoá đơn kế tiếp.

6.8.13. Bộ hồ sơ cho mỗi kỳ trừ tiền của một hãng:

7. HOW MUCH — Tỷ lệ và ba ví dụ có số

Trả lời ngay: số thuế bằng doanh thu tính thuế × tỷ lệ %. Tỷ lệ tuỳ loại hoạt động:

Dòng tư vấn và phần mềm đã được đối chiếu có điều khoản (Phụ lục I Thông tư 69/2025; khoản 13 Điều 4 Nghị định 181/2025; khoản 3 Điều 12 Nghị định 320/2025). Các dòng còn lại lấy từ bản tóm tắt của hãng tư vấn, Sếp đối chiếu phụ lục Nghị định 320/2025 trước khi áp cho hợp đồng lớn. Hợp đồng nhiều phần mà không tách được giá thì áp tỷ lệ cao nhất cho cả hợp đồng.

Ví dụ 1. Hợp đồng ghi “giá đã gồm thuế” 100 triệu đồng, dịch vụ tư vấn. Doanh thu tính thuế là 100 triệu. Thuế giá trị gia tăng 5 triệu, thuế thu nhập doanh nghiệp 5 triệu. Bên Việt Nam giữ lại 10 triệu nộp thuế, chuyển cho nhà thầu 90 triệu. Đây là cách có lợi nhất cho bên Việt Nam.

Ví dụ 2. Hợp đồng ghi “nhà thầu nhận đủ” 100 triệu, dịch vụ phần mềm. Phần mềm không chịu giá trị gia tăng. Phải quy ngược doanh thu: 100.000.000 ÷ (1 − 5%) = 105.263.158 đồng. Thuế thu nhập doanh nghiệp là 5.263.158 đồng, bên Việt Nam tự bỏ thêm khoản này.

Ví dụ 3. Hợp đồng ghi “nhà thầu nhận đủ” 100 triệu, dịch vụ tư vấn (đúng ca chị Lan). Đây là chỗ hai cách hiểu đang cho ra hai số khác nhau, tụi mình đặt cạnh nhau để Sếp thấy:

Lệch nhau khoảng 300 nghìn trên mỗi 100 triệu. Gốc của chỗ lệch là Thông tư 20/2026 đã bỏ quy định cũ “doanh thu tính thu nhập doanh nghiệp không gồm giá trị gia tăng”, nhưng chưa có công văn nào hướng dẫn dứt điểm cách quy ngược. Với hợp đồng giá trị lớn, Sếp nên hỏi cơ quan thuế quản lý bằng văn bản trước khi chọn cách tính. Còn cách chắc ăn nhất là ghi ngay từ hợp đồng “giá đã gồm các loại thuế nhà thầu”, khi đó không cần quy ngược.

Nộp trễ thì tốn gì? Ngoài số thuế, Sếp chịu tiền chậm nộp tính theo số ngày trễ, và có thể bị phạt chậm nộp tờ khai theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Mức tiền chậm nộp lâu nay là 0,03% mỗi ngày; tụi mình chưa đối chiếu được nguyên văn mức này trong Luật Quản lý thuế 108/2025 nên không đưa số cụ thể vào ví dụ.

8. Ba dòng phải khớp

1. 8.1. Chủ thể: tên nhà thầu trên hợp đồng, trên tờ khai và trên lệnh chuyển tiền ra nước ngoài phải là một.
2. 8.2. Nội dung: loại dịch vụ ghi trong hợp đồng phải khớp tỷ lệ đã khai. Ghi “phí quản lý” mà khai tỷ lệ phần mềm là lệch.
3. 8.3. Dòng tiền: số tiền chuyển ra nước ngoài cộng số thuế đã nộp phải khớp giá trị hợp đồng theo đúng cách tính đã chọn.

9. Hạch toán

Chế độ kế toán đang áp dụng cho từng loại hình xem ở bài Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai. Bút toán dưới đây theo hệ thống tài khoản quen thuộc của Thông tư 200/2014 và 133/2016; doanh nghiệp dùng Thông tư 99/2025 đối chiếu số hiệu tài khoản tương ứng.

Số liệu lấy theo ví dụ 1 ở mục 7: hợp đồng tư vấn 100.000.000 đồng, ghi “giá đã gồm thuế”. Thuế giá trị gia tăng nhà thầu 5% là 5.000.000; thuế thu nhập doanh nghiệp nhà thầu 5% là 5.000.000; nhà thầu thực nhận 90.000.000. Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

Chữ T cục bộ — từng bút toán

Cách đọc: kế toán quốc tế gọi Nợ là bên trái, Có là bên phải. Tài sản và chi phí tăng thì ghi Nợ, giảm thì ghi Có. Nợ phải trả, vốn và doanh thu thì ngược lại: tăng ghi Có, giảm ghi Nợ. Mỗi dòng dưới đây ghi rõ tên tài khoản và dòng đó làm tăng hay giảm cái gì.

Chữ T tổng thể — cả bức tranh

Đọc bức tranh tổng:

1. 9.1. Tiền ra khỏi ngân hàng đúng bằng giá hợp đồng: 100.000.000.
2. 9.2. Công nợ nhà thầu và hai khoản thuế phải nộp đều về số dư 0, nghĩa là đã trả đủ, nộp đủ.
3. 9.3. Chi phí được trừ là 95.000.000, còn 5.000.000 thuế giá trị gia tăng nằm ở 1331 để khấu trừ trên tờ khai thuế giá trị gia tăng của công ty.
4. 9.4. Thuế thu nhập doanh nghiệp nhà thầu 5.000.000 đã nằm trong 95.000.000 chi phí, vì hợp đồng ghi giá đã gồm thuế.

Nếu hợp đồng ghi “nhà thầu nhận đủ”: doanh thu tính thuế phải quy ngược (xem ví dụ 3 mục 7). Phần thuế công ty gánh thêm cộng vào chi phí ở bút toán (1) chứ không trừ vào tiền trả nhà thầu. Phần thuế thu nhập doanh nghiệp gánh thêm này được trừ khi tính thuế của công ty, vì hợp đồng đã thoả thuận nhà thầu nhận không gồm thuế (xem mục 6.7).

10. Năm lỗi hay gặp

1. 10.1. Nghĩ nhà thầu phải tự lo thuế: sai với đa số trường hợp, người khai thay là bên Việt Nam.
2. 10.2. Dùng mã số thuế công ty để khai thay: phải có mã số thuế nộp thay riêng (mẫu 04.1-ĐKT).
3. 10.3. Tính giá trị gia tăng cho phần mềm: phần mềm không chịu giá trị gia tăng, khai thừa là mất tiền oan.
4. 10.4. Hợp đồng không ghi rõ giá gồm thuế hay chưa: tới lúc tính thuế mới cãi nhau với nhà thầu, và thường bên Việt Nam chịu thiệt.
5. 10.5. Vẫn làm theo Thông tư 103/2014: văn bản này hết hiệu lực từ 01/07/2026, cách tính thu nhập doanh nghiệp đã đổi.

11. Việc cần làm ngay trong tuần này

Ký trước khi đọc kỹ dòng thuế thì nhà thầu cầm đủ tiền, còn mình cầm thêm khoản thuế.

Hai bài làm theo từng bước, có tờ khai điền sẵn:

1. Đăng ký thuế nhà thầu: mẫu 04.1-ĐKT điền sẵn.
2. Khai thuế nhà thầu theo lần và theo tháng: tờ khai 01/NTNN điền sẵn.

Đọc thêm:

1. ví dụ chi tiết hợp đồng dịch vụ phần mềm.

• Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, gửi hợp đồng nước ngoài lên cho tụi mình soát.

• Sếp đang có hợp đồng với bên nước ngoài, chưa chắc dòng thuế ghi đúng chưa? Gửi tụi mình coi trước khi ký, hoặc hẹn một buổi tại trang hẹn gặp tư vấn. Coi trước khi ký thì sửa được. Coi lúc bị kiểm tra thì chỉ còn tiền chậm nộp.

Miễn trừ trách nhiệm: Bài viết nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo chung, không thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc thuế cụ thể cho từng trường hợp. Tài Chính Khởi Nghiệp không chịu trách nhiệm với các quyết định dựa hoàn toàn vào nội dung bài viết mà chưa được tư vấn trực tiếp. Thông tin cập nhật tới ngày 11/10/2026, văn bản pháp luật có thể thay đổi sau thời điểm này.

#tuanthuthue #hoachdinhthue #taichinhkhoinghiep #thuenhathau #nhathaunuocngoai

Tình huống điển hình: quý 3 công ty lãi nhiều hơn dự kiến, kế toán vẫn tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo số ước tính đầu năm — thấp hơn thực tế. Tới lúc quyết toán năm mới biết đã nộp thiếu, bị tính thêm tiền chậm nộp trên phần chênh lệch.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1. 1.1. Khoản 3 Điều 1 Nghị định 91/2022/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 126/2020/NĐ-CP — quy định ngưỡng tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp 4 quý.

Trạng thái hiệu lực tra ngày 30/09/2026. Sếp tự kiểm lại tại vbpl.vn khi dùng ở thời điểm khác — riêng phần này chưa có tín hiệu bị thay bởi Nghị định 254/2026/NĐ-CP (nghị định đó chỉ về hoá đơn, chứng từ, không phải kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp).

2. Nguyên tắc tạm nộp theo quý

2.1. Doanh nghiệp tự xác định số thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp từng quý dựa trên kết quả kinh doanh thực tế của quý đó (không phải ước tính đầu năm cố định).

2.2. Tổng số thuế đã tạm nộp của 4 quý không được thấp hơn 80% số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp theo quyết toán năm — nếu thấp hơn, phần chênh lệch phải nộp tiền chậm nộp 0,03%/ngày, tính từ ngày kế tiếp hạn nộp thuế quý 4 đến ngày liền kề trước ngày nộp đủ số còn thiếu.

Mốc 80% là mốc quan trọng nhất — nhiều doanh nghiệp chỉ nhớ “tạm nộp cho có” mà quên đối chiếu ngưỡng này.

3. Cách tính nhanh mỗi quý

4. Ba lỗi hay gặp

1. Giữ nguyên số tạm nộp ước tính từ đầu năm, không cập nhật theo kết quả kinh doanh thực tế từng quý.
2. Không kiểm tra lại tổng 4 quý có đạt 80% số quyết toán năm hay chưa trước ngày hết hạn nộp quý 4.
3. Quý lỗ vẫn nộp thuế theo thói quen của quý trước, hoặc quý lãi đột biến quên điều chỉnh tăng.

5. Việc cần làm ngay trong tuần này

1. Ước lại lợi nhuận luỹ kế tới hết quý gần nhất, so với số đã tạm nộp.
2. Nếu đang thấp hơn 80% dự kiến quyết toán năm, chủ động nộp thêm ở quý 4 để tránh tiền chậm nộp.

Bước tiếp — nhắn tụi mình. Sếp gửi số liệu kinh doanh luỹ kế, tụi mình tính giúp xem đã tạm nộp đủ ngưỡng 80% chưa, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm, CHƯA kiểm chứng đầy đủ văn bản bản mới nhất. Không thay thế tư vấn pháp lý chính thức.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#thuetndn

Tình huống điển hình, dữ liệu lấy từ bảng kê thật của một nhãn hàng tiêu dùng (đã ẩn tên thương hiệu): công ty chạy chương trình “mua 1 chai nước tẩy đa năng tặng 1 miếng xốp chà nhám”, đã thông báo đúng thủ tục với Sở Công Thương, bán ra gần 5.000 combo trong bảy tháng. Tới lúc quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, kế toán mới phát hiện: phần “miếng xốp chà nhám” trên hoá đơn chỉ ghi vỏn vẹn “Miếng xốp chà nhám Dr.Natro bằng bột (Hàng tặng không thu tiền)” — không có chất liệu, không có kích thước, không có số lượng rõ ràng cho từng combo. Một dòng hoá đơn tưởng chừng chi tiết nhỏ, lại là thứ cơ quan thuế có thể dựa vào để loại cả khoản chi phí khuyến mại ra khỏi chi phí được trừ.

1. Vì sao một dòng mô tả hàng tặng lại quan trọng tới mức này

1.1. Khuyến mại tặng hàng kèm, về bản chất, là doanh nghiệp “cho không” một phần giá trị hàng hoá. Cơ quan thuế nhìn một khoản “cho không” bằng con mắt khác hẳn một khoản bán hàng bình thường — vì đây chính là chỗ dễ bị lợi dụng để hợp thức hoá chi phí không có thật, hoặc để chuyển lợi nhuận ra khỏi sổ sách dưới danh nghĩa “tặng”. Vì vậy pháp luật đặt ra nguyên tắc rất rõ: hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng đều PHẢI lập hoá đơn (Điều 4 khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP — ban hành 30/06/2026, hiệu lực từ 01/07/2026) — không có chuyện “tặng thì khỏi xuất hoá đơn”.

1.2. Có hai lớp hồ sơ phải khớp nhau: lớp một là hồ sơ đăng ký/thông báo khuyến mại gửi Sở Công Thương (nói “tặng cái gì, bao nhiêu, điều kiện gì”); lớp hai là hoá đơn thực tế xuất ra khi bán hàng (phải ghi đúng những gì đã đăng ký). Khoảng cách giữa hai lớp hồ sơ này càng mơ hồ, chi phí khuyến mại càng dễ bị cơ quan thuế từ chối khi quyết toán — không phải vì doanh nghiệp làm sai, mà vì không chứng minh được mình làm đúng.

⛔ Lưu ý quan trọng: giá trị hàng tặng ghi trên hoá đơn KHÔNG mặc nhiên là 0 đồng — đây là điểm nhiều người hiểu nhầm. Luật chỉ nói đơn giá ghi theo đơn vị tính và khoản khuyến mại phải thể hiện rõ trên hoá đơn (Phụ lục khoản 5 điểm a.4 và điểm đ Nghị định 254/2026/NĐ-CP), còn cách tính giá cụ thể theo đúng pháp luật thuế giá trị gia tăng — không có một con số “chuẩn” áp dụng chung cho mọi trường hợp. Tuyệt đối không tự ý ghi giá trị thấp hơn thực tế — xem mục 1.3 ngay dưới đây.

1.3. Ranh giới không được vượt qua. Theo điểm c khoản 4 Điều 45 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, hành vi ghi giá trị trên hoá đơn thấp hơn giá trị thanh toán thực tế để khai thuế bị coi là hành vi trốn thuế — không phải sai sót nhỏ. Thêm nữa, điểm h khoản 2 Điều 24 cùng luật này cho phép cơ quan thuế ấn định lại số thuế nếu chứng từ không phản ánh đúng bản chất giao dịch. Vì vậy, dù chọn ghi giá trị hàng tặng theo cách nào, điều quan trọng nhất là giá trị đó phải phản ánh đúng thực tế (thường là giá vốn hoặc giá bán thông thường của món hàng tặng), có hồ sơ chứng minh đi kèm — không phải một con số tuỳ ý ghi cho “có”.

2. Ba bước bắt buộc, đúng thứ tự

1. 2.1. Đăng ký hoặc thông báo chương trình khuyến mại với Sở Công Thương trước khi bắt đầu bán — theo đúng mẫu quy định tại Nghị định 81/2018/NĐ-CP (sửa bởi Nghị định 239/2026/NĐ-CP, xem bài trước). Giữ lại số tiếp nhận hoặc văn bản chấp thuận, đây là “giấy khai sinh” của chương trình.
2. 2.2. Lập hoá đơn cho hàng tặng kèm: có hai cách hợp lệ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP: ghi hàng tặng thành dòng riêng ngay trên hoá đơn bán hàng chính (ghi rõ “Hàng tặng không thu tiền”), hoặc gộp lại thành hoá đơn tổng hợp theo tháng/quý kèm theo bảng kê chi tiết (tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày lập, người lập ký — theo Phụ lục khoản 5 điểm a.3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP). Cách thứ hai phù hợp khi khuyến mại chạy liên tục, số lượng giao dịch lớn, khó ghi riêng từng dòng mỗi lần bán.
3. 2.3. Lưu bảng kê đối chiếu số lượng hàng tặng đã xuất theo từng kỳ (tháng/quý) so với số lượng đã đăng ký hoặc dự trù trong hồ sơ ban đầu — đây là thứ cơ quan thuế thường đòi xem đầu tiên khi kiểm tra chi phí khuyến mại.

3. Ví dụ thật — vì sao mô tả hàng tặng mơ hồ là một lỗ hổng

3.1. Cách ghi CŨ — nhãn hàng này từng dùng:

“Miếng xốp chà nhám Dr.Natro bằng bột (Hàng tặng không thu tiền). SL: 2 Miếng (ĐVT: Miếng)”

Thiếu gì: không chất liệu, không kích thước, không có cơ sở đối chiếu với giá vốn hàng tặng đã kê khai trong hồ sơ nội bộ — một dòng mô tả đúng nhưng không đủ chi tiết để chứng minh giá trị.

3.2. Cách ghi MỚI — sau khi rà soát lại:

“Miếng xốp chà nhám, chất liệu bọt biển phủ 1 lớp hạt nhám (cát kim cương), dùng để đánh bóng, chà nhám các bề mặt gỗ, kích thước 100×120×13mm (±10%), hiệu [thương hiệu], mới 100% (Hàng tặng không thu tiền). SL: 2 chiếc (ĐVT: Chiếc)”

Dài hơn hẳn, nhưng đổi lại được ba điều:

1. 3.2.1. Bất kỳ ai đọc hoá đơn — kể cả người kiểm tra thuế chưa từng thấy sản phẩm — cũng hình dung được chính xác món hàng.
2. 3.2.2. Đối chiếu được với bảng giá vốn nội bộ.
3. 3.2.3. Xác nhận được đây đúng là món đã đăng ký khuyến mại, không phải một khoản “tặng” mơ hồ dựng lên để giảm thuế.

3.3. Áp dụng sang số liệu thật — vì sao một dòng mô tả lại đáng để sửa:

1. 3.3.1. Riêng dòng sản phẩm “tặng 1 miếng xốp chà nhám” bán ra 4.894 combo trong bảy tháng (tháng 3 đến tháng 9) theo bảng kê nội bộ.
2. 3.3.2. Nếu cách ghi mơ hồ bị cơ quan thuế từ chối công nhận là khuyến mại hợp lệ, giá trị hàng tặng của gần 5.000 giao dịch đó có nguy cơ bị tính lại thành “cho, biếu, tặng”.
3. 3.3.3. Hệ quả: vừa phải xuất hoá đơn tính thuế giá trị gia tăng như bán hàng bình thường, vừa bị loại ra khỏi chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Một dòng mô tả chi tiết hơn vài chữ, đổi lại là tránh được rủi ro nhân với hàng nghìn giao dịch.

Nhớ một câu: chữ viết trên hoá đơn rẻ, sửa trước khi bán ra tốn vài phút — còn sửa sau khi cơ quan thuế đã hỏi thì tốn cả khoản chi phí của hàng nghìn giao dịch cộng lại.

3.4. Nhìn trực tiếp trên MẪU HOÁ ĐƠN THẬT, để Sếp đối chiếu với hoá đơn nhà mình đang xuất — một mẫu cho hộ kinh doanh, một mẫu cho công ty, vì hai loại hình ghi khác nhau:

📄 Mẫu 1 — HỘ KINH DOANH (hoá đơn điện tử bán hàng)

Ghi chú “(Hàng tặng không thu tiền)” ngay trong tên hàng — đây là cách ghi chắc chắn đúng luật (Phụ lục khoản 5 điểm a.4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: khoản khuyến mại phải thể hiện rõ trên hoá đơn). Một số phần mềm lập hoá đơn có thêm cột phân loại dòng (ví dụ “tính chất giao dịch”) để hỗ trợ nhập liệu nhanh hơn — chi tiết giao diện tuỳ phần mềm Sếp đang dùng, không phải quy định chung bắt buộc trên mọi hoá đơn.

⛔ Mẫu trên ghi đơn giá 0 đồng vì miếng xốp chà nhám trong ví dụ này có giá vốn gần như không đáng kể (phụ kiện giá rẻ đi kèm). Đây KHÔNG phải quy tắc chung — nếu hàng tặng có giá vốn đáng kể, phải cân nhắc ghi giá trị phản ánh đúng thực tế theo đúng mục 1.3 ở trên, không mặc định 0 đồng cho mọi trường hợp.

📄 Mẫu 2 — CÔNG TY (hoá đơn điện tử giá trị gia tăng)

Khác biệt chính giữa hai mẫu: hoá đơn công ty phải tách riêng thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng cho từng dòng — kể cả dòng hàng tặng 0 đồng vẫn phải ghi đúng thuế suất của loại hàng đó (điểm b mục 5 Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP). Hộ kinh doanh nộp thuế khoán/kê khai theo tỷ lệ % trên doanh thu thì hoá đơn bán hàng không tách dòng thuế suất.

4. Năm ví dụ thực chiến — nhìn cách thương hiệu lớn làm khuyến mại và ghi hàng tặng

Đối chiếu với các chuỗi bán lẻ lớn đang chạy khuyến mại thật (tra ngày 01/10/2026) để thấy nguyên tắc ở mục 1-3 áp dụng ra sao ngoài đời, không chỉ trên giấy:

1. 4.1. Dr.Natro — “mua 1 tặng 1 phụ kiện”. Đúng ví dụ xuyên suốt bài: tặng kèm miếng xốp chà nhám khi mua chai nước tẩy. Bài học: hàng tặng phụ kiện đi kèm hàng chính (không phải tiền mặt, không phải phiếu mua hàng) là hình thức dễ kiểm soát giá trị nhất — vì phụ kiện thường có giá vốn rõ ràng, dễ ghi mô tả chi tiết.
2. 4.2. Con Cưng — “mua 2 tính 1” cho sản phẩm cùng loại. Chương trình như “Mua 2 Siro Babyplus tính giá 1” về bản chất là giảm giá 50% cho sản phẩm thứ hai, không phải tặng hàng khác loại — cách ghi hoá đơn đơn giản hơn nhiều: ghi 2 sản phẩm, một dòng đơn giá đầy đủ, một dòng chiết khấu thương mại bằng đúng giá sản phẩm thứ hai, không cần dòng “hàng tặng” riêng.
3. 4.3. Con Cưng — mã giảm giá theo mức đơn hàng (“giảm 18% tối đa 120.000đ cho đơn từ 900.000đ”). Đây là chiết khấu thương mại trên hoá đơn, không phải khuyến mại tặng hàng — ghi thẳng một dòng giảm trừ trên tổng hoá đơn, không ảnh hưởng tới quy trình đăng ký Sở Công Thương theo hình thức tặng hàng ở bài này (mã giảm giá % thuộc nhóm hình thức khác, có luật riêng).
4. 4.4. Điện Máy Xanh — “Quà tặng trị giá 900.000đ” khi mua hàng giá trị lớn. Đây là hình thức khó ghi hoá đơn nhất trong năm ví dụ, vì quà tặng thường là một sản phẩm khác hẳn (nồi cơm điện, loa) — càng cần áp đúng nguyên tắc mục 3: ghi rõ tên, thông số, số lượng món quà, không chỉ ghi “quà tặng 900.000đ” chung chung, vì con số 900.000đ chỉ là giá trị quảng cáo, không phải căn cứ ghi hoá đơn.
5. 4.5. Điện Máy Xanh — “Trả chậm 0%, trả trước 0đ”. Đây không phải khuyến mại tặng hàng — là hình thức tài chính (trả góp qua bên thứ ba), hoá đơn vẫn ghi đủ giá trị hàng hoá bình thường, phần lãi suất 0% là thoả thuận giữa khách và công ty tài chính, không xuất hiện trên hoá đơn bán hàng.

4.6. Rút gọn cách phân loại — ba trường hợp, ba cách ghi khác nhau:

5. Bộ hồ sơ, chứng từ cần giữ — danh sách dùng được ngay

6. Ba lỗi hay gặp

1. Ghi tên hàng tặng quá vắn tắt trên hoá đơn, không đủ chất liệu/kích thước/số lượng để đối chiếu giá trị — đúng lỗi của ví dụ trong bài này.
2. Số lượng hàng tặng xuất thực tế vượt số đã đăng ký/thông báo ban đầu mà không có văn bản bổ sung — phần vượt dễ bị coi là ngoài chương trình, không được hưởng ưu đãi thuế.
3. Không tách sổ kho giữa hàng bán và hàng khuyến mại, gây khó khăn khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu tồn kho với số lượng đã tặng.

7. Việc cần làm ngay trong tuần này

1. Rà lại mẫu mô tả hàng tặng đang dùng trên hoá đơn điện tử — bổ sung chất liệu, kích thước, số lượng nếu đang ghi quá vắn tắt.
2. Đối chiếu số lượng hàng tặng đã xuất từ đầu chương trình tới nay với số đã đăng ký/dự trù ban đầu.
3. Kiểm tra sổ kho có tách riêng hàng khuyến mại với hàng bán thu tiền không.

Bước tiếp — nhắn tụi mình. Sếp đang chạy chương trình khuyến mại có tặng hàng kèm, gửi tụi mình coi cùng mẫu hoá đơn và bộ hồ sơ đã đủ chưa trước khi quyết toán, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức, dựa trên ví dụ thật đã ẩn tên thương hiệu. Các căn cứ pháp lý đã đối chiếu qua AI Luật ngày 01/10/2026: hàng khuyến mại phải lập hoá đơn (khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP); nội dung bắt buộc trên hoá đơn và cách ghi đơn giá, khoản khuyến mại (điểm đ khoản 1 Điều 10, điểm a.4 và điểm đ mục 5 Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP); ghi giá trị thấp hơn thực tế để giảm thuế là hành vi trốn thuế (điểm c khoản 4 Điều 45 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15); cơ quan thuế được ấn định lại thuế nếu chứng từ không phản ánh đúng bản chất giao dịch (điểm h khoản 2 Điều 24 cùng luật). ⛔ Luật hiện hành không quy định một con số “chuẩn” duy nhất cho giá trị hàng tặng (0 đồng/giá vốn/giá bán) — cách tính cụ thể theo pháp luật thuế giá trị gia tăng chi tiết hơn, Sếp nên nhờ kế toán hoặc vai 29 tra thêm cho đúng trường hợp của mình trước khi áp dụng số liệu cụ thể. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#khuyenmai
#hoadondientu

Một công ty vừa nhận được công văn: phòng khám hợp tác gửi bảng giá gói khám sức khoẻ định kỳ theo Thông tư 25/2026/TT-BYT — 680.000 đồng/người với nam, 1.122.000 đồng/người với nữ đã lập gia đình. Kế toán cầm bảng giá, câu hỏi đầu tiên không phải “đắt hay rẻ”, mà là: chi khoản này có bị loại khi quyết toán không, nhân viên có bị tính thêm thuế thu nhập cá nhân không.

Bài này trả lời đúng hai câu đó, kèm bảng đối chiếu giá thị trường để biết mức trong công văn có hợp lý không.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1. 1.1. Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13: nghĩa vụ tổ chức khám sức khoẻ định kỳ.
2. 1.2. Thông tư 32/2023/TT-BYT, được sửa đổi bởi Thông tư 25/2026/TT-BYT (Bộ Y tế ban hành 30/06/2026, hiệu lực từ 01/07/2026): nội dung chuyên môn khám sức khoẻ.
3. 1.3. Nghị định 320/2025/NĐ-CP: mức trần chi phúc lợi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trạng thái hiệu lực nêu trên tra ngày 28/09/2026 tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn). Sếp tự kiểm lại theo số hiệu khi dùng ở thời điểm khác.

2. Bắt buộc hay tự nguyện — mức tối thiểu theo luật

2.1. Mỗi năm, người sử dụng lao động phải tổ chức khám sức khoẻ ít nhất 1 lần cho toàn bộ người lao động.

2.2. Người làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; người khuyết tật; người chưa thành niên; người cao tuổi: khám ít nhất 6 tháng một lần.

2.3. Lao động nữ: bắt buộc có khám chuyên khoa phụ sản trong gói khám định kỳ.

Không tổ chức khám sức khoẻ định kỳ là vi phạm nghĩa vụ người sử dụng lao động, bị xử phạt hành chính theo quy định về an toàn, vệ sinh lao động — không phải việc “làm cũng được, không làm cũng được”.

2.4. Hộ kinh doanh có bắt buộc khám không? Có. Điều 21 khoản 1 Luật An toàn, vệ sinh lao động 84/2015/QH13 áp dụng cho mọi người sử dụng lao động có thuê người làm việc theo hợp đồng lao động, không phân biệt loại hình (công ty, hộ kinh doanh, hợp tác xã). Quy mô nhỏ hay chỉ là hộ kinh doanh không phải lý do được miễn. Khác biệt duy nhất nằm ở cách tính thuế. Từ năm 2026 hộ kinh doanh không còn nộp thuế khoán (Nghị định 68/2026/NĐ-CP), mà nộp theo doanh thu hoặc theo thu nhập. Hộ không nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, nên phần “trần phúc lợi 01 tháng lương” ở mục 5 KHÔNG áp dụng cho hộ kinh doanh. Trần này chỉ áp dụng cho doanh nghiệp nộp thuế thu nhập doanh nghiệp.

3. Thông tư 25/2026/TT-BYT đổi gì so với trước

3.1. Thêm Mẫu 04 — hồ sơ khám sức khoẻ tâm thần, dùng khi có chỉ định hoặc yêu cầu phù hợp.

3.2. Khám cận lâm sàng (xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh) chỉ thực hiện khi có chỉ định của bác sĩ khám, không mặc định làm đủ mọi mục như trước. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới việc gói khám thực tế có thể ít mục hơn gói chào giá ban đầu.

3.3. Khám nội tổng quát vẫn giữ đủ các hệ: tim mạch, hô hấp, tiêu hoá, thận – tiết niệu, nội tiết, cơ xương khớp, thần kinh – tâm thần, cùng đo chiều cao, cân nặng, BMI, mạch, huyết áp.

4. Chi phí — đối chiếu bảng giá công văn với giá thị trường

Đối chiếu 9 bệnh viện, phòng khám tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh (tra ngày 28/09/2026): gói cơ bản dao động 519.000 – 1.500.000 đồng/người, gói nâng cao 1.300.000 – 4.000.000 đồng/người. Mức trong công văn (680.000 – 1.122.000 đồng) nằm ở phân khúc gói cơ bản, không phải giá bất thường.

5. Thuế thu nhập doanh nghiệp — được trừ nhưng vẫn tính vào trần phúc lợi

5.1. Chi phí khám sức khoẻ định kỳ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu có hoá đơn, chứng từ thanh toán hợp lệ, và phục vụ đúng hoạt động của doanh nghiệp.

5.2. Khám sức khoẻ định kỳ có cộng vào trần phúc lợi không: chưa có hướng dẫn riêng. Điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025 kể tên “chi hỗ trợ điều trị khám bệnh, chữa bệnh”, không kể tên khám sức khoẻ định kỳ bắt buộc. Tụi mình xếp khoản này là chi phí bắt buộc theo Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 84/2015/QH13, được trừ theo Điều 9 Nghị định 320/2025, không cộng vào trần 01 tháng lương.

5.3. Vì chưa có văn bản nói thẳng, Sếp giữ đủ hồ sơ khám: hợp đồng với cơ sở y tế, danh sách người khám, hoá đơn, chứng từ chuyển khoản. Muốn chắc thì gửi câu hỏi bằng văn bản tới cơ quan thuế quản lý.

5.4. Các khoản phúc lợi khác (nghỉ mát, quà Tết, hiếu hỉ, bánh trung thu) vẫn cộng dồn cả năm vào trần 01 tháng lương. Ví dụ và bảng phân loại xem bài quà tặng khách hàng, nhân viên: hoá đơn, thuế, chứng từ.

6. Thuế thu nhập cá nhân — miễn khi chi cho tập thể

6.1. Khoản chi khám sức khoẻ định kỳ cho tập thể người lao động (công ty ký hợp đồng, thanh toán trực tiếp cho cơ sở y tế theo danh sách, không chi tiền mặt cho từng người) không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của người lao động.

6.2. Nếu công ty phát tiền mặt cho từng nhân viên tự đi khám và không quản lý theo danh sách tập thể, khoản này dễ bị coi là thu nhập khác và phải tính thuế thu nhập cá nhân. Cách này khác hẳn cách làm đúng ở mục 6.1.

7. Hồ sơ chứng từ cần lưu

• 7.1. Quyết định hoặc kế hoạch tổ chức khám sức khoẻ định kỳ: ban hành trước ngày khám, có danh sách người lao động tham gia.
• 7.2. Hợp đồng với cơ sở y tế: đúng tên pháp nhân công ty, ghi rõ nội dung khám theo Thông tư 25/2026/TT-BYT.
• 7.2.1. Công ty có nhân viên ở cả Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh — ký hợp đồng với 2 bệnh viện có được không?
  Được. Luật không bắt một công ty phải dùng một cơ sở y tế duy nhất cho toàn bộ nhân viên. Luật chỉ yêu cầu mỗi cơ sở được chọn phải đủ điều kiện chuyên môn kỹ thuật để khám sức khoẻ theo quy định (có giấy phép hoạt động khám chữa bệnh, đủ danh mục khám theo Thông tư 25/2026/TT-BYT). Công ty có hai chi nhánh, hai nơi làm việc hoàn toàn có thể ký hai hợp đồng riêng — một với bệnh viện ở Hà Nội cho nhân viên ngoài đó, một với bệnh viện ở Thành phố Hồ Chí Minh cho nhân viên trong này. Lưu ý thực hành: mỗi hợp đồng vẫn phải đứng tên đúng pháp nhân công ty (không phải tên chi nhánh nếu chi nhánh không có tư cách pháp nhân riêng). Giữ đủ hồ sơ, hoá đơn riêng cho từng hợp đồng để dễ đối chiếu khi quyết toán. Đừng gộp chung thành một khoản rồi mất dấu hợp đồng nào ứng với nhóm nhân viên nào.
• 7.2.2. Nhóm có 2 công ty, 1 chi nhánh, 8 hộ kinh doanh — ký chung một hợp đồng được không?
• 7.2.2.1. Không — phải tách theo đúng từng mã số thuế độc lập, vì mỗi mã số thuế là một người nộp thuế riêng, chi phí của đơn vị này không được tính vào hồ sơ của đơn vị khác.
• 7.2.2.2. Bệnh viện vẫn có thể gom thành một đợt khám cho tiện (cùng ngày, cùng địa điểm), nhưng hợp đồng và hoá đơn phải tách riêng theo từng đơn vị:
• 7.2.2.3. Tách theo từng đơn vị:
  

  Đơn vị	Cách ký	Vì sao
  7.2.2.3.1. 2 công ty	2 hợp đồng riêng, mỗi hợp đồng đúng tên pháp nhân + mã số thuế công ty đó	Hai pháp nhân độc lập, mỗi công ty tự kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp riêng
  7.2.2.3.2. 1 chi nhánh	Tuỳ hạch toán: phụ thuộc → gộp vào hợp đồng công ty mẹ (ghi rõ địa điểm chi nhánh trong danh sách người lao động). Độc lập (có mã số thuế 13 số riêng) → ký hợp đồng riêng dưới tên chi nhánh	Chi nhánh hạch toán độc lập là đơn vị nộp thuế riêng, không gộp được
  7.2.2.3.3. 8 hộ kinh doanh	8 hợp đồng riêng, mỗi hợp đồng đứng tên hộ kinh doanh/chủ hộ đó	Mỗi hộ kinh doanh có mã số thuế riêng, nộp thuế theo doanh thu độc lập — không chung sổ sách với công ty hay hộ khác

• 7.2.2.4. Tổng cộng trường hợp này cần tối đa 10 hợp đồng (2 công ty + chi nhánh nếu độc lập + 8 hộ), ít nhất 9 hợp đồng (nếu chi nhánh phụ thuộc, gộp vào công ty mẹ).
• 7.2.2.5. Mỗi hợp đồng kèm hoá đơn và danh sách người lao động riêng — đừng gộp chung một khoản chi rồi chia cho 11 đơn vị, vì chi phí được trừ phải đi liền với hoá đơn đúng tên pháp nhân chịu chi phí đó.
• 7.2.3. Văn phòng nhỏ ở tỉnh (1-2 người) — có cần ký hợp đồng với bệnh viện, hay chỉ định bệnh viện cho nhân viên tự đi khám rồi mang hoá đơn về?
• 7.2.3.1. Với nhóm nhỏ 1-2 người, không bắt buộc phải ký hợp đồng dịch vụ dài hạn với bệnh viện — nhưng cách làm phải giữ đúng ba điều kiện, không thì mất quyền miễn thuế thu nhập cá nhân và dễ bị loại chi phí:
• 1. Công ty phải là người trả tiền, trả thẳng cho bệnh viện (chuyển khoản), không đưa tiền mặt cho nhân viên tự trả rồi hoàn lại — đưa tiền mặt là phá đúng điều kiện miễn thuế thu nhập cá nhân ở mục 6.1.
• 2. Hoá đơn bệnh viện xuất phải đứng tên công ty (ghi mã số thuế công ty), không đứng tên cá nhân nhân viên — kể cả khi nhân viên là người trực tiếp cầm giấy đi khám.
• 3. Có giấy giới thiệu hoặc công văn chỉ định của công ty gửi bệnh viện trước ngày khám, ghi rõ tên nhân viên, nội dung khám theo Thông tư 25/2026/TT-BYT. Giấy này thay cho hợp đồng dài hạn khi số lượng ít, không cần ký hợp đồng khung cả năm.
• 7.2.3.2. Đáp ứng đủ ba điều trên thì không cần hợp đồng dịch vụ dài hạn, chỉ cần bổ sung thêm hai loại chứng từ so với bộ hồ sơ chuẩn ở mục 7:
• 7.2.3.3. Giấy giới thiệu/công văn chỉ định — thay vai trò hợp đồng ở mục 7.2 (tải mẫu DOCX, công ty tự soạn, không phải mẫu Bộ Y tế ban hành).
• 7.2.3.4. Chứng từ chuyển khoản — công ty trả thẳng cho bệnh viện theo từng đợt khám lẻ.
• 7.2.4. Giám đốc không hưởng lương, không ký hợp đồng lao động — có khác gì không?
• 7.2.4.1. Đây thực ra là hai câu hỏi khác nhau, tụi mình tách rõ từng câu, đừng gộp chung:
• 7.2.4.2. Câu 1 — Giám đốc không lương có bắt buộc phải khám sức khoẻ định kỳ không? Không bắt buộc. Theo khoản 5 Điều 2 Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13, giám đốc không ký hợp đồng lao động với chính công ty mình được xem là Người sử dụng lao động. Nhóm này tách biệt với nhóm “người lao động” ở khoản 1 đến 4 cùng điều. Nghĩa vụ khám sức khoẻ định kỳ ở Điều 21 chỉ áp dụng cho người lao động, không áp dụng ngược lại cho chính người sử dụng lao động. Đối chiếu thêm qua Thư viện Pháp luật, cùng kết luận: Công ty TNHH giám đốc không hưởng lương thì giám đốc có cần bắt buộc phải tham gia khám sức khoẻ không.
• 7.2.4.3. Câu 2 — Nếu công ty vẫn cho giám đốc đi khám, chi phí đó có được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không? Câu này tách thêm theo ba trường hợp dưới đây, vì cách tính thuế khác hẳn nhau:
• 7.2.4.4. Có lương, có hợp đồng lao động (bình thường): áp dụng y hệt mục 1–7 ở trên, không có gì khác biệt — giám đốc lúc này là người lao động thật của công ty.
• 7.2.4.5. Không lương, không hợp đồng lao động, nhưng trực tiếp điều hành (ví dụ chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên tự làm giám đốc, chọn không nhận lương). Chi phí khám sức khoẻ vẫn được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đủ 3 điều kiện ở mục 7.2.3.1 (chuyển khoản thẳng, hoá đơn tên công ty, giấy giới thiệu). Lý do: bản chất người này vẫn đang làm việc thật, chỉ khác là không nhận lương bằng tiền.
• 7.2.4.6. Không lương, không hợp đồng, không trực tiếp điều hành (chỉ đứng tên pháp lý, không làm việc thật): chi phí này rủi ro bị loại khi quyết toán. Logic giống khoản bảo hiểm y tế: công ty đóng bảo hiểm y tế cho giám đốc không lương thì khoản đó không được tính vào chi phí được trừ. Căn cứ: khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, thay Thông tư 96/2015/TT-BTC đã hết hiệu lực. Điều này không cho trừ tiền lương, thù lao của chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên không trực tiếp tham gia điều hành. Các khoản phúc lợi khác của người này áp dụng tương tự.
• 7.2.4.7. Điểm mấu chốt của câu 2 không phải “có lương hay không” — mà là “người này có trực tiếp làm việc thật tại công ty không”.
• 7.2.5. Hộ kinh doanh chỉ có một mình chủ hộ, không thuê ai — chủ hộ có phải đi khám sức khoẻ định kỳ không?
• 7.2.5.1. Không bắt buộc theo luật lao động. Nhưng nếu Sếp bán đồ ăn, thức uống thì vẫn phải lo sức khoẻ theo luật an toàn thực phẩm.
• 7.2.5.2. Vì sao không bắt buộc. Khoản 1 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 viết: “Hằng năm, người sử dụng lao động phải tổ chức khám sức khỏe ít nhất một lần cho người lao động”. Nghĩa vụ này cần hai người: một người thuê, một người làm thuê. Hộ một mình chủ hộ thì không có ai thuê ai.
• 7.2.5.3. Luật này vẫn coi chủ hộ là “người lao động làm việc không theo hợp đồng lao động” (khoản 3 Điều 2). Nhóm này có nghĩa vụ riêng ở khoản 4 Điều 6: tự chịu trách nhiệm an toàn cho công việc của mình, giữ an toàn cho người xung quanh. Trong danh sách đó không có nghĩa vụ tự khám định kỳ.
• 7.2.5.4. Ngoại lệ: ngành thực phẩm. Sếp bán cơm, bán cà phê, làm bánh, tự tay nấu và bán? Luật An toàn thực phẩm số 55/2010/QH12 buộc phải “tuân thủ quy định về sức khoẻ, kiến thức và thực hành của người trực tiếp sản xuất, kinh doanh thực phẩm”. Quy định này nằm ở điểm đ khoản 1 Điều 22 (cơ sở nhỏ lẻ), khoản 4 Điều 29 (dịch vụ ăn uống), khoản 6 Điều 32 (thức ăn đường phố). Chủ hộ tự đứng bếp là người trực tiếp, nên vẫn phải đủ sức khoẻ. Cách khám, khám bao lâu một lần thì Sếp hỏi bộ phận an toàn thực phẩm ở phường, xã nơi kinh doanh — tụi mình chưa thấy văn bản hướng dẫn chung còn hiệu lực để dẫn chắc ở đây.
• 7.2.5.5. Chủ hộ tự đi khám, tiền khám có được trừ khi tính thuế không? Tuỳ cách hộ nộp thuế năm 2026, theo Điều 4 Nghị định 68/2026/NĐ-CP. Mốc 500 triệu đồng ở điều này đã được Nghị định 141/2026/NĐ-CP nâng lên 01 tỷ đồng:
• 7.2.5.5.1. Doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống: không phải nộp thuế thu nhập cá nhân, nên chuyện trừ hay không trừ không đặt ra.
• 7.2.5.5.2. Trên 01 tỷ đến 3 tỷ đồng, nộp theo tỷ lệ trên doanh thu: thuế tính thẳng trên doanh thu, không trừ khoản chi nào, kể cả tiền khám.
• 7.2.5.5.3. Trên 3 tỷ đồng, hoặc tự chọn tính trên thu nhập (doanh thu trừ chi phí): khoản 2 Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP không cho trừ “các khoản chi phí phục vụ nhu cầu cá nhân, gia đình” (điểm g). Khoản này cũng không cho trừ tiền lương và khoản chi có tính chất tiền lương của chính chủ hộ (điểm c). Tiền khám cho bản thân chủ hộ rất dễ bị xếp vào nhóm này. Tụi mình chưa thấy hướng dẫn riêng cho đúng khoản này, nên Sếp đừng tự đưa vào chi phí — hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước, xin trả lời bằng văn bản.
• 7.2.5.6. Hộ có thuê người, dù chỉ một người: quay về mục 2.4 — Sếp phải tổ chức khám cho người đó.
• 7.2.5.7. Lời thật lòng của tụi mình: luật không bắt, nhưng Sếp vẫn nên khám mỗi năm một lần. Hộ một người thì Sếp là cả cái tiệm. Sếp nằm viện một tháng là tiệm đóng cửa một tháng, tiền mặt bằng vẫn chạy. Vài trăm nghìn tiền khám rẻ hơn nhiều.
• 7.2.5.8. Căn cứ (tra ngày 12/10/2026 tại vbpl.vn, mục Lược đồ, và thư viện văn bản của Tài Chính Khởi Nghiệp):
  7.2.5.8.1. Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13: Quốc hội ban hành 25/06/2015, hiệu lực 01/07/2016. Điều dẫn: khoản 3 Điều 2, khoản 4 Điều 6, khoản 1 Điều 21. Các điều này còn hiệu lực: luật chỉ bị Luật Bảo hiểm xã hội sửa ở phần bảo hiểm, không đụng ba điều trên.
  7.2.5.8.2. Luật An toàn thực phẩm số 55/2010/QH12: Quốc hội ban hành 17/06/2010, hiệu lực 01/07/2011. Điều dẫn: điểm đ khoản 1 Điều 22, khoản 4 Điều 29, khoản 6 Điều 32. Các điều này còn hiệu lực: luật chỉ bị Luật số 28/2018/QH14 (quy hoạch) và Luật Thanh tra số 84/2025/QH15 sửa, bãi bỏ ở phần khác.
  7.2.5.8.3. Nghị định 68/2026/NĐ-CP về thuế hộ kinh doanh: Chính phủ ban hành 05/03/2026, hiệu lực cùng ngày. Điều dẫn: Điều 4, điểm c và điểm g khoản 2 Điều 6. Điều 6 còn hiệu lực nguyên văn; Điều 4 còn hiệu lực nhưng mốc 500 triệu đồng đã đổi thành 01 tỷ đồng.
  7.2.5.8.4. Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa Nghị định 68/2026/NĐ-CP: Chính phủ ban hành 29/04/2026, hiệu lực từ 01/01/2026, còn hiệu lực. Điều dẫn: khoản 1 Điều 1 (đổi “500 triệu đồng” thành “01 tỷ đồng” tại Điều 4).
• 7.3. Hoá đơn: xuất cho công ty, không xuất cho từng cá nhân.
• 7.4. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: công ty trả trực tiếp cho cơ sở y tế.
• 7.5. Kết quả khám, giấy chứng nhận sức khoẻ: lưu theo hồ sơ từng người lao động.
• 7.6. Bộ chứng từ mẫu tải về: điền là dùng được ngay:
  • Quyết định tổ chức khám sức khoẻ định kỳ (kèm danh sách người lao động)
  • Biên bản bàn giao kết quả khám sức khoẻ định kỳ
  • Bảng tổng hợp theo dõi chi phúc lợi trong năm

8. Việc cần làm ngay trong tuần này

1. Kiểm tra danh sách người lao động thuộc diện khám 6 tháng/lần (công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm) — tránh sót đợt khám giữa năm.
2. Cộng dồn chi phúc lợi đã chi trong năm (nghỉ mát, hiếu hỉ, đào tạo…) với chi phí khám sức khoẻ sắp tới, đối chiếu trần 1 tháng lương bình quân trước khi ký hợp đồng khám.
3. Rà lại cách thanh toán: chuyển khoản trực tiếp cho cơ sở y tế theo danh sách tập thể, không phát tiền mặt cho từng người.
4. Chuẩn bị đủ 5 loại chứng từ ở mục 7 trước ngày khám, không đợi tới lúc quyết toán mới gom.

Nhớ một câu: Tính trước khi ký hợp đồng khám thì còn sửa được; tính sau khi đã quyết toán thì chỉ còn biết tiếc khoản chi phúc lợi vượt trần không được trừ thuế.

Bước 1 — đọc thêm về trần phúc lợi. Xem đủ các khoản cùng nằm trong rổ phúc lợi và cách tính trần tại bài Tổng hợp chứng từ ghi nhận chi phí phúc lợi cho người lao động.

Bước 2 — mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, tự xem quỹ lương bình quân công ty mình và các khoản phúc lợi đã chi trong năm, biết ngay còn bao nhiêu hạn mức trước khi ký hợp đồng khám.

Bước 3 — nhắn tụi mình tính giúp. Sếp gửi bảng giá và số lượng nhân viên dự kiến khám, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van. Tụi mình tính có vượt trần phúc lợi không trước khi Sếp ký hợp đồng — tính trước khi ký thì sửa được, tính lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#kiemsoatruirothue
#chiphiphucloi
#taichinhkhoinghiep
#nguoilaodong
#hoachdinhthue

8

3

2

2

2

Nhân viên đi tỉnh gặp khách, tự quẹt thẻ mua vé máy bay, tự trả tiền khách sạn, về công ty thanh toán lại. Trước đây khoản này hay bị hỏi vì tiền ra từ thẻ cá nhân chứ không phải tài khoản công ty. Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã ghi rõ trường hợp này được tính, kèm ba điều kiện.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1. 1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16), hiệu lực 01/10/2025.
2. 1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP, hiệu lực 15/12/2025. Khoản 8 Điều 10 nói về công tác phí và việc người lao động tự thanh toán.
3. 1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC, hiệu lực 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025, thay toàn bộ Thông tư 78/2014 và Thông tư 96/2015.

2. Nhân viên tự trả tiền, công ty vẫn được trừ

Nghị định 320/2025/NĐ-CP ghi: doanh nghiệp cử người lao động đi công tác, trong nước hoặc nước ngoài, có khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên mà cá nhân thanh toán bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt, thì được coi là đủ điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp. Điều kiện gồm ba việc, phải có đủ cả ba:

Điều kiện 2.3 là điều kiện hay thiếu nhất. Nhiều công ty làm việc này mỗi tháng mà trong quy chế tài chính không có một dòng nào cho phép. Sửa mất đúng một buổi: thêm một điều vào quy chế, giám đốc ký, lưu lại. Làm trước chuyến công tác tiếp theo.

Lưu ý: nhân viên phải trả bằng thẻ, chuyển khoản, ví điện tử, không phải tiền mặt. Trả tiền mặt trên 5 triệu thì điều khoản này không cứu được.

3. Khoán công tác phí: cách gọn nhất

Nghị định cũng ghi: doanh nghiệp khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ thì khoản khoán đó được tính vào chi phí được trừ.

Khoán thì không cần hoá đơn từng bữa ăn, từng chuyến xe. Chỉ cần:

1. 3.1. Quy chế khoán ghi mức cụ thể: đi trong tỉnh bao nhiêu một ngày, đi ngoại tỉnh bao nhiêu, ở lại qua đêm bao nhiêu.
2. 3.2. Quyết định cử đi công tác.
3. 3.3. Bảng thanh toán công tác phí có chữ ký người đi và người duyệt.

Mức khoán do doanh nghiệp tự quyết, nhưng phải hợp lý và áp dụng thống nhất. Khoán 3 triệu một ngày cho chuyến đi trong tỉnh là mức khó giải thích.

Hai cách kết hợp được: vé máy bay và khách sạn thì lấy hoá đơn thật, còn ăn uống và xe đi lại tại chỗ thì khoán. Cách này vừa gọn cho nhân viên, vừa đủ chứng từ cho khoản lớn.

4. Bộ chứng từ đầy đủ cho một chuyến công tác

1. Quy chế công tác phí trong quy chế tài chính, ghi mức khoán và việc cho phép cá nhân tự thanh toán.
2. Quyết định hoặc văn bản cử đi công tác, ghi rõ đi đâu, từ ngày nào tới ngày nào, làm việc gì.
3. Vé, thẻ lên máy bay, hoá đơn khách sạn, hoá đơn vé xe, ghi tên công ty với các khoản lấy hoá đơn.
4. Chứng từ thanh toán: chuyển khoản của công ty, hoặc sao kê thẻ của nhân viên kèm phiếu hoàn tiền.
5. Bảng thanh toán công tác phí có chữ ký người đi và người duyệt.
6. Báo cáo kết quả công tác ngắn gọn, một trang. Tờ này chứng minh chuyến đi phục vụ việc kinh doanh.

Tờ số 6 không bắt buộc theo luật, nhưng là tờ dễ nhất để trả lời câu hỏi chuyến đi này liên quan gì tới kinh doanh. Với các chuyến tới nơi vốn là điểm du lịch, tờ này quan trọng hơn hẳn.

5. Đi công tác nước ngoài

Khoản chi vẫn được trừ theo cùng nguyên tắc, nhưng chú ý thêm ba việc:

1. 5.1. Hoá đơn nước ngoài thì lưu bản gốc, kèm bản dịch những nội dung chính khi cần giải trình.
2. 5.2. Tỷ giá quy đổi theo quy định về kế toán, ghi nhận đúng ngày phát sinh.
3. 5.3. Hộ chiếu có dấu xuất nhập cảnh, hoặc thẻ lên máy bay, giữ lại làm bằng chứng chuyến đi có thật.

6. Hạch toán

Định khoản dưới đây áp theo chế độ kế toán doanh nghiệp, Thông tư 99/2025/TT-BTC, ban hành 27/10/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các chế độ khác ghi khác nhau:

1. 6.1. Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
2. 6.2. Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
3. 6.3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
4. 6.4. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
5. 6.5. Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

Trạng thái hiệu lực nêu trên tra ngày 27/09/2026 tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn) và Công báo Chính phủ (congbao.chinhphu.vn). Sếp tự kiểm lại theo số hiệu khi dùng ở thời điểm khác.

6.6. Tạm ứng trước cho nhân viên

1. 6.6.1. Nợ tài khoản 141
2. 6.6.2. Có tài khoản 112

6.7. Quyết toán sau chuyến đi

1. 6.7.1. Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627
2. 6.7.2. Nợ tài khoản 133 nếu có hoá đơn khấu trừ
3. 6.7.3. Có tài khoản 141, phần chênh thu hoặc trả thêm qua tài khoản 112

6.8. Nhân viên tự ứng tiền, công ty trả lại sau

1. 6.8.1. Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627
2. 6.8.2. Nợ tài khoản 133 nếu có
3. 6.8.3. Có tài khoản 334 hoặc 338, rồi chuyển khoản trả lại qua tài khoản 112

Trả lại tiền cho nhân viên nên chuyển khoản, không đưa tiền mặt. Vết chuyển khoản là bằng chứng công ty đã thanh toán lại, đúng điều kiện 2.3.

7. Năm lỗi làm mất khoản công tác phí

1. Quy chế tài chính không cho phép nhân viên tự thanh toán, dù thực tế vẫn làm vậy.
2. Không có quyết định cử đi công tác, chỉ nhắn tin bảo nhân viên đi.
3. Nhân viên trả tiền mặt trên 5 triệu rồi về xin hoàn.
4. Khoán không có quy chế, mỗi chuyến một mức khác nhau.
5. Hoá đơn khách sạn, vé máy bay ghi tên cá nhân mà không giải thích được.

8. Việc cần làm ngay trong tuần này

1. Mở quy chế tài chính, thêm hai điều: mức khoán công tác phí, và cho phép nhân viên tự thanh toán không dùng tiền mặt rồi công ty hoàn lại.
2. Dựng sẵn hai biểu mẫu: quyết định cử đi công tác và bảng thanh toán công tác phí.
3. Soát các chuyến đã đi từ đầu năm, thiếu quyết định thì lập bù khi còn nhớ ngày.
4. Nhắc nhân viên: đi công tác thì trả bằng thẻ hoặc chuyển khoản, giữ hoá đơn ghi tên công ty.
5. Chuyển sang hoàn tiền qua chuyển khoản thay vì đưa tiền mặt.

Công tác phí là khoản chi ra đều đặn, nên chỉ cần một lần bổ sung quy chế là yên cho cả năm sau. Tờ quy chế đó đáng một buổi làm việc.

Sếp gửi tụi mình quy chế tài chính đang dùng, tụi mình soạn thêm hai điều còn thiếu để Sếp ký một lượt.

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

• 8.1. Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi
• 8.2. Bảng chấm công theo ngày
• 8.3. Bảng chấm công theo giờ
• 8.4. Bảng thanh toán tiền lương
• 8.5. Bảng chấm chỉ tiêu công việc
• 8.6. Quyết định điều chỉnh tiền lương

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Nhớ một câu: Công tác phí không có chứng từ không phải là mất tiền, mà là mất luôn phần được trừ thuế của đúng khoản tiền mình đã bỏ ra thật.

Bước tiếp theo

• Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem hồ sơ, việc cần làm và tình trạng chứng từ hiện tại của công ty mình.

Cần người xem cùng. Sếp gửi tụi mình hồ sơ hoặc chứng từ liên quan, tụi mình soát giúp, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn

8

2

1

1

1

May áo đồng phục cho nhân viên, phát tiền cho nhân viên tự may, mua áo bảo hộ cho bộ phận kho. Ba cách làm, ba cách tính thuế khác nhau. Có một con số Sếp cần nhớ, và một chỗ rất nhiều nơi làm mất tiền mà không biết.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1. 1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16), hiệu lực 01/10/2025.
2. 1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP, hiệu lực 15/12/2025. Điểm đ khoản 8 Điều 10 quy định về chi trang phục.
3. 1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC, hiệu lực 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025, thay toàn bộ Thông tư 78/2014 và Thông tư 96/2015.

2. Hai cách chi, hai luật khác nhau

Nguyên văn Nghị định 320/2025/NĐ-CP, điểm đ khoản 8 Điều 10 ghi hai trường hợp không được trừ:

Đây là chỗ nhiều Sếp mất tiền oan. Chi bằng hiện vật không bị giới hạn 5 triệu. Công ty may đồng phục 8 triệu một người, có hoá đơn đầy đủ, thì được trừ cả 8 triệu. Nhưng nếu phát 8 triệu tiền mặt cho nhân viên tự may, thì 3 triệu phần vượt bị loại. Cùng một số tiền, cách chi khác nhau cho kết quả khác nhau.

Nói ngắn: công ty tự đi mua rồi phát áo thì có lợi hơn phát tiền, với điều kiện lấy được hoá đơn.

3. Bộ chứng từ cho trang phục bằng hiện vật

1. Quy chế lao động hoặc quy chế tài chính ghi chế độ trang phục: bộ phận nào được cấp, mấy bộ một năm, bao lâu cấp lại.
2. Quyết định cấp trang phục của người có thẩm quyền.
3. Hợp đồng đặt may hoặc đơn đặt hàng với nhà cung cấp.
4. Hoá đơn ghi đúng tên, mã số thuế, địa chỉ công ty.
5. Chứng từ chuyển khoản, bắt buộc với khoản từ 5 triệu đồng trở lên.
6. Danh sách nhận trang phục có chữ ký của từng người.

Tờ số 6 là tờ hay thiếu nhất. Mua 200 bộ áo mà không có danh sách ai nhận thì khó chứng minh áo đã phát cho người lao động, chứ không phải đem bán hoặc để đâu mất.

4. Bộ chứng từ cho trang phục bằng tiền

1. Quy chế ghi rõ mức tiền trang phục một người một năm.
2. Quyết định chi kèm danh sách người nhận và số tiền từng người.
3. Bảng kê chi tiền có chữ ký người nhận, hoặc chứng từ chuyển khoản vào tài khoản từng người.

Trả tiền trang phục qua bảng lương là cách gọn nhất: có vết chuyển khoản, có bảng lương, không cần thu chữ ký từng người.

5. Quần áo bảo hộ lao động thì khác

Đây là điểm cần tách cho rõ. Phương tiện bảo vệ cá nhân cấp theo quy định của pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động không phải là chi trang phục. Nhóm này gồm mũ bảo hộ, găng tay, giày chống đinh, áo phản quang, khẩu trang chuyên dụng.

Đây là khoản chi bắt buộc theo pháp luật lao động, tính vào chi phí theo định mức đã ban hành, không chịu mức khống chế 5 triệu đồng. Hồ sơ cần: danh mục trang bị theo nghề, quyết định cấp phát, hoá đơn, danh sách nhận có chữ ký.

Xếp lẫn hai loại là tự làm hẹp phần được trừ của mình. Áo bảo hộ của bộ phận kho đừng ghi vào cùng cột với áo đồng phục nhân viên bán hàng.

6. Thuế thu nhập cá nhân của người nhận

Trang phục cấp bằng hiện vật theo chế độ chung của doanh nghiệp thì thông thường không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động. Trang phục chi bằng tiền thì bản chất là khoản tiền trả cho cá nhân, nên phải xét khi tính thuế thu nhập cá nhân, và mức xét cũng gắn với mức khống chế ở mục 2.

Đây là lý do thứ hai để ưu tiên phát áo thay vì phát tiền. Nội dung cụ thể theo từng ca thì Sếp nhắn tụi mình xem cùng.

7. Hạch toán

Định khoản dưới đây áp theo chế độ kế toán doanh nghiệp, Thông tư 99/2025/TT-BTC, ban hành 27/10/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các chế độ khác ghi khác nhau:

1. 7.1. Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
2. 7.2. Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
3. 7.3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
4. 7.4. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
5. 7.5. Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

Trạng thái hiệu lực nêu trên tra ngày 27/09/2026 tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn) và Công báo Chính phủ (congbao.chinhphu.vn). Sếp tự kiểm lại theo số hiệu khi dùng ở thời điểm khác.

7.6. Mua trang phục phát ngay

1. 7.6.1. Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627
2. 7.6.2. Nợ tài khoản 133 nếu có hoá đơn khấu trừ
3. 7.6.3. Có tài khoản 112 hoặc 331

7.7. Mua nhập kho rồi phát dần

1. 7.7.1. Khi mua: Nợ tài khoản 153; Nợ tài khoản 133; Có tài khoản 112 hoặc 331
2. 7.7.2. Khi phát: Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627; Có tài khoản 153

7.8. Chi tiền trang phục

1. 7.8.1. Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627
2. 7.8.2. Có tài khoản 334, rồi trả qua tài khoản 112

8. Sáu lỗi làm mất khoản trang phục

1. Phát tiền quá 5 triệu đồng một người một năm, phần vượt bị loại.
2. Chi hiện vật mà không có hoá đơn, đặt may ở cơ sở nhỏ rồi không lấy hoá đơn.
3. Không có quy chế trang phục, nên khoản chi thiếu cơ sở.
4. Không có danh sách nhận có chữ ký.
5. Xếp quần áo bảo hộ vào cùng nhóm trang phục, tự đưa mình vào mức khống chế.
6. Trả tiền mặt từ 5 triệu đồng cho cơ sở may.

9. Việc cần làm ngay trong tuần này

1. Xem công ty đang chi trang phục theo cách nào. Đang phát tiền trên 5 triệu thì chuyển sang tự mua rồi phát áo, được trừ cả khoản.
2. Bổ sung quy chế trang phục nếu chưa có: bộ phận nào, mấy bộ, bao lâu cấp lại.
3. Tách riêng trang phục và phương tiện bảo vệ cá nhân thành hai khoản mục trong sổ.
4. Soát các lần cấp phát đã có, thiếu danh sách chữ ký thì thu bù ngay khi người lao động còn làm việc.
5. Kiểm hoá đơn đặt may có ghi đúng tên và mã số thuế công ty.

Trang phục là khoản nhỏ, nhưng cách chi quyết định Sếp được trừ hết hay mất một phần. Đổi cách chi thì không tốn thêm đồng nào.

Sếp gửi tụi mình bảng chi trang phục năm nay, tụi mình tính giúp cách nào lợi hơn trước khi Sếp đặt may lô tới.

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

• 9.1. Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi
• 9.2. Bảng chấm công theo ngày
• 9.3. Bảng chấm công theo giờ
• 9.4. Bảng thanh toán tiền lương
• 9.5. Bảng chấm chỉ tiêu công việc
• 9.6. Quyết định điều chỉnh tiền lương
• 9.7. Bảng kê thu mua — Mẫu số 02/TNDN

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Nhớ một câu: Trang phục cho người lao động là chi phí được trừ, miễn có đủ giấy — thiếu một tờ hoá đơn, cả khoản đó thành tiền công ty tự bỏ túi riêng mà không được tính.

Bước tiếp theo

• Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem hồ sơ, việc cần làm và tình trạng chứng từ hiện tại của công ty mình.

Cần người xem cùng. Sếp gửi tụi mình hồ sơ hoặc chứng từ liên quan, tụi mình soát giúp, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn

6

1

1

1

1

Đám cưới nhân viên, phong bì đám tang, chuyến nghỉ mát cả công ty, tiền hỗ trợ lúc người nhà nằm viện, thưởng con nhân viên học giỏi. Những khoản này chi vì tình người, và luật cho tính vào chi phí. Chỉ có một mức khống chế Sếp cần nhớ, và một cách tính mà nhiều nơi tính sai.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1. 1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16), hiệu lực 01/10/2025.
2. 1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP, hiệu lực 15/12/2025. Điểm d khoản 4 Điều 10 quy định mức khống chế của khoản chi phúc lợi.
3. 1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC, hiệu lực 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025. Thông tư này thay toàn bộ Thông tư 78/2014 và Thông tư 96/2015.

Kế toán nào còn dẫn điểm 2.30 Thông tư 96/2015 cho khoản phúc lợi thì đang dẫn văn bản hết hiệu lực. Nội dung mức khống chế giữ như cũ, nhưng căn cứ phải ghi lại cho đúng: điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

2. Mức khống chế: một tháng lương bình quân

Nguyên văn Nghị định 320/2025/NĐ-CP: phần chi cho các khoản có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế thì không được trừ.

Cách tính đúng:

1. 2.1. Một tháng lương bình quân bằng tổng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia 12 tháng.
2. 2.2. Đây là mức cho toàn bộ doanh nghiệp trong cả năm, không phải mức cho từng người.
3. 2.3. Lấy quỹ lương thực hiện, tức số đã chi thật, không phải quỹ lương theo kế hoạch.

Ví dụ: cả năm công ty chi lương 2 tỷ 400 triệu. Một tháng lương bình quân là 200 triệu. Tổng các khoản phúc lợi trong năm tới 240 triệu thì 40 triệu phần vượt bị loại, 200 triệu còn lại được trừ.

Đây là mức gộp. Nhiều Sếp tính riêng từng khoản rồi thấy khoản nào cũng nhỏ, tới cuối năm cộng lại mới vượt. Nên theo dõi tổng phúc lợi ngay từ đầu năm, đừng chờ quyết toán.

3. Mười khoản được xếp vào phúc lợi

Nghị định 320/2025/NĐ-CP liệt kê rõ, Sếp đối chiếu cho đúng:

1. Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động.
2. Chi nghỉ mát.
3. Chi hỗ trợ điều trị, khám bệnh, chữa bệnh.
4. Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở giáo dục, cơ sở hoạt động giáo dục nghề nghiệp.
5. Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau.
6. Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập.
7. Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết.
8. Chi bảo hiểm tai nạn, không bao gồm bảo hiểm tai nạn bắt buộc theo pháp luật chuyên ngành.
9. Chi bảo hiểm sức khỏe.
10. Chi bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động.

Lưu ý về bảo hiểm: bảo hiểm tai nạn bắt buộc theo pháp luật chuyên ngành không nằm trong nhóm phúc lợi, nên không bị tính vào mức khống chế. Xếp lẫn hai loại là tự làm hẹp phần được trừ của mình.

4. Bộ chứng từ cho từng nhóm

Quy chế phúc lợi là tờ gốc. Không có quy chế thì mỗi lần chi đều phải giải trình riêng, và khoản chi dễ bị coi là chi hộ cá nhân. Một bản quy chế hai trang, giám đốc ký, dùng được nhiều năm.

Từ 5 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Chi nghỉ mát, mua bảo hiểm gần như luôn vượt mức này.

5. Thuế thu nhập cá nhân của người nhận

Đây là câu hỏi đi kèm mà nhiều nơi bỏ qua. Khoản phúc lợi ghi rõ tên từng người nhận thì về nguyên tắc là thu nhập của người đó và phải xét tính thuế thu nhập cá nhân. Khoản chi mang tính tập thể, không xác định được của ai, như tiệc cuối năm hay chuyến nghỉ mát chung, thì khác.

Ranh giới này ảnh hưởng tới số thuế của nhân viên, nên Sếp nhắn tụi mình xem theo từng khoản cụ thể trước khi chi. Đừng để tới lúc quyết toán thuế thu nhập cá nhân mới phát hiện.

6. Hạch toán

Định khoản dưới đây áp theo chế độ kế toán doanh nghiệp, Thông tư 99/2025/TT-BTC, ban hành 27/10/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các chế độ khác ghi khác nhau:

1. 6.1. Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
2. 6.2. Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
3. 6.3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
4. 6.4. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
5. 6.5. Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

Trạng thái hiệu lực nêu trên tra ngày 27/09/2026 tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn) và Công báo Chính phủ (congbao.chinhphu.vn). Sếp tự kiểm lại theo số hiệu khi dùng ở thời điểm khác.

6.6. Chi trực tiếp bằng tiền

1. 6.6.1. Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627
2. 6.6.2. Có tài khoản 112 hoặc 111

6.7. Chi từ quỹ khen thưởng, phúc lợi đã trích

1. 6.7.1. Nợ tài khoản 353
2. 6.7.2. Có tài khoản 112 hoặc 111

Khoản chi từ quỹ 353 do doanh nghiệp trích từ lợi nhuận sau thuế thì không đưa vào chi phí được trừ nữa, vì phần đó đã nằm sau thuế. Đưa cả hai lần là tính trùng.

7. Năm lỗi làm mất khoản phúc lợi

1. Không có quy chế phúc lợi, hoặc quy chế không ghi khoản đang chi.
2. Không theo dõi tổng phúc lợi trong năm, tới quyết toán mới biết vượt một tháng lương bình quân.
3. Tính mức khống chế theo từng người thay vì theo tổng quỹ lương của doanh nghiệp.
4. Thiếu danh sách người nhận có chữ ký, chi mà không chứng minh được ai nhận.
5. Chi tiền mặt từ 5 triệu đồng, nhất là khoản nghỉ mát và bảo hiểm.

8. Việc cần làm ngay trong tuần này

1. Mở quy chế phúc lợi ra đối chiếu với mười khoản ở mục 3, thiếu khoản nào đang chi thật thì bổ sung.
2. Cộng tổng phúc lợi đã chi từ đầu năm, chia cho quỹ lương, xem còn cách mức trần bao nhiêu.
3. Tách riêng bảo hiểm tai nạn bắt buộc ra khỏi nhóm phúc lợi, để không bị tính vào mức khống chế.
4. Soát lại các lần chi đã có, xem đủ quyết định và danh sách người nhận chưa.
5. Đổi cách chi: mọi khoản từ 5 triệu đồng đều chuyển khoản.

Phúc lợi là khoản Sếp chi để giữ người. Giữ đủ giấy thì khoản đó vừa giữ được người, vừa giữ được quyền trừ khi tính thuế.

Sếp gửi tụi mình bảng phúc lợi đã chi từ đầu năm, tụi mình tính giúp mức còn lại trước khi tới mùa lễ tết, để Sếp biết chi tới đâu là vừa.

Tải văn bản mẫu — điền là dùng được ngay

Tụi mình soạn sẵn chín biểu mẫu dưới đây theo đúng các văn bản đang còn hiệu lực tại ngày 28/09/2026. Sếp bấm vào tên là tải về, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Tải không mất phí, không cần đăng ký.

Đọc thêm: khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động là nghĩa vụ bắt buộc theo Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 84/2015/QH13. Điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025 không kể tên khoản này trong danh sách phúc lợi, nên tụi mình đề xuất không cộng vào mức khống chế 01 tháng lương; chưa có văn bản nói thẳng, Sếp muốn chắc thì hỏi cơ quan thuế quản lý bằng văn bản. Bảng giá và thuế thu nhập cá nhân của khoản này xem tại bài Chi phí khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động.

Đọc thêm: quà Trung thu, quà Tết bằng hiện vật tặng người lao động cũng cộng vào mức khống chế này; cách lập hoá đơn, chứng từ và ví dụ số xem bài quà tặng khách hàng, nhân viên: hoá đơn, thuế, chứng từ.

Nhớ một câu: Phúc lợi cho nhân viên là cách giữ người rẻ nhất — miễn là có đủ chứng từ, không thì phúc lợi thật lại biến thành chi phí không được trừ, công ty vừa mất người vừa mất tiền thuế.

Bước tiếp theo

• Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem hồ sơ, việc cần làm và tình trạng chứng từ hiện tại của công ty mình.

Cần người xem cùng. Sếp gửi tụi mình hồ sơ hoặc chứng từ liên quan, tụi mình soát giúp, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn