BÁO GIẢM BHXH KHI NGƯỜI LAO ĐỘNG NGHỈ VIỆC: HỒ SƠ, LÝ DO, QUY TRÌNH VÀ MẪU BIỂU
Bài viết này do Tài Chính Khởi Nghiệp biên soạn nhằm giúp các anh chị em chủ doanh nghiệp, hộ kinh doanh và bộ phận nhân sự nắm đầy đủ quy định khi thực hiện báo giảm BHXH. Nội dung dựa trên kinh nghiệm thực tế và các văn bản pháp luật đang áp dụng.
1. Hồ sơ báo giảm BHXH và lý do cần từng loại
1.1. Đơn xin nghỉ việc của người lao động
Đây là căn cứ thể hiện ý chí của người lao động khi muốn chấm dứt hợp đồng.
Doanh nghiệp phải lưu đơn xin nghỉ để tránh tranh chấp liên quan đến nghỉ ngang, tự ý bỏ việc hoặc trách nhiệm bồi thường.
Hồ sơ này không phải nộp cho BHXH nhưng bắt buộc lưu trữ nội bộ.
1.2. Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động hoặc thông báo nghỉ việc
BHXH yêu cầu phải có quyết định chính thức của doanh nghiệp để xác định ngày kết thúc quan hệ lao động.
Ngày hiệu lực của quyết định là căn cứ xác định tháng cuối cùng đóng BHXH.
Không có quyết định nghỉ, hồ sơ báo giảm sẽ bị từ chối.
1.3. Hợp đồng lao động đã ký
Dùng để đối chiếu thông tin như loại hợp đồng, chức danh, mức lương và thời hạn hợp đồng.
BHXH có thể yêu cầu đối chiếu nếu thông tin trên sổ BHXH và tờ khai không khớp.
Hợp đồng lao động chứng minh mối quan hệ lao động là hợp lệ.
1.4. Bảng chấm công tháng nghỉ
Là căn cứ xác định người lao động có phát sinh công trong tháng hay không.
Nếu đi làm 1 ngày thì vẫn phải đóng BHXH tháng đó.
BHXH kiểm tra bảng công khi doanh nghiệp báo giảm từ đầu tháng hoặc báo giảm hồi tố.
1.5. Bảng lương tháng nghỉ
Giúp BHXH xác định có phát sinh thu nhập trong tháng cuối cùng hay không.
Nếu có lương thì phải đóng BHXH tròn tháng.
Bảng lương hỗ trợ kiểm tra logic với bảng công và quyết định nghỉ.
1.6. Tờ khai điều chỉnh BHXH, BHYT, BHTN Mẫu TK3-TS (nếu có thay đổi thông tin)
Áp dụng khi người lao động thay đổi họ tên, CCCD, giới tính, ngày sinh hoặc địa chỉ.
BHXH yêu cầu đồng bộ thông tin trước khi báo giảm.
Người lao động sai thông tin sẽ không giảm được mã số BHXH trên hệ thống.
1.7. Danh sách báo giảm lao động Mẫu D02-TS
Đây là tờ khai chính thức bắt buộc khi nộp hồ sơ báo giảm.
Mẫu D02-TS ghi rõ họ tên, mã số BHXH, tháng giảm và lý do giảm.
BHXH căn cứ vào mẫu này để xác nhận người lao động không còn thuộc diện đóng từ tháng tiếp theo.
2. Quy trình báo giảm BHXH khi người lao động nghỉ việc
2.1. Bước 1: Tiếp nhận thông tin nghỉ việc
Nhận đơn xin nghỉ việc và xác nhận thời gian chấm dứt hợp đồng.
Kiểm tra nghĩa vụ bàn giao và các khoản công nợ nội bộ.
2.2. Bước 2: Ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng
Quyết định phải ghi rõ ngày cuối cùng làm việc để tránh chênh lệch so với bảng công và bảng lương.
2.3. Bước 3: Chốt công và chốt lương tháng nghỉ
Nếu người lao động có đi làm trong tháng dù chỉ 1 ngày thì phải đóng BHXH cả tháng theo quy định của Quyết định 595/QĐ-BHXH.
Nếu nghỉ từ ngày 01 của tháng thì tháng đó không đóng.
2.4. Bước 4: Lập hồ sơ báo giảm trên phần mềm
Tạo hồ sơ trên phần mềm eBHXH, MISA BHXH hoặc EFY.
Đính kèm quyết định nghỉ việc và mẫu D02-TS.
Ký số và gửi cơ quan BHXH.
2.5. Bước 5: Nhận phản hồi từ cơ quan BHXH
Hồ sơ duyệt trong 1 đến 3 ngày làm việc.
Nếu có sai sót, BHXH sẽ yêu cầu bổ sung hoặc giải trình.
2.6. Bước 6: Lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ cần lưu tối thiểu 10 năm theo quy định.
Nên lưu scan để phục vụ các đợt kiểm tra, đối chiếu hoặc truy thu.
3. Giải thích rõ: vì sao “làm 1 ngày vẫn đóng cả tháng” nhưng “dưới 14 ngày không đóng”
3.1. Khi người lao động nghỉ việc
Nếu người lao động làm việc từ 1 ngày trở lên trong tháng và nghỉ sau đó:
Doanh nghiệp phải đóng BHXH đủ tháng vì quan hệ lao động vẫn phát sinh.
BHXH đóng theo tháng chứ không chia theo ngày.
3.2. Khi người lao động nghỉ ốm theo chế độ BHXH
Điều 42 Quyết định 595 nêu rõ:
– Nghỉ ốm từ 14 ngày trở lên không phải đóng BHXH
– Nghỉ ốm dưới 14 ngày vẫn đóng BHXH đủ tháng
Quy định này chỉ áp dụng cho nghỉ ốm, không áp dụng cho nghỉ việc.
3.3. Nguyên tắc dễ nhớ
Nghỉ việc từ ngày 01: không đóng BHXH tháng đó.
Nghỉ việc từ ngày 02 trở đi: đóng đủ tháng.
4. Mẫu biểu dùng ngay
4.1. Mẫu Đơn xin nghỉ việc
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC
Kính gửi: Ban Giám Đốc ......................................
Tôi tên: ........................................................
Chức vụ: ........................................................
Bộ phận: ........................................................
Nay tôi làm đơn này xin nghỉ việc kể từ ngày ...../...../20....
Lý do: ....................................................................
Tôi cam kết bàn giao công việc đầy đủ trước ngày nghỉ.
………, ngày …… tháng …… năm 20……
Người làm đơn
(ký và ghi họ tên)
4.2. Mẫu Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
CÔNG TY ..........................................
Số: ……/QĐ-...
QUYẾT ĐỊNH
Về việc chấm dứt hợp đồng lao động
Điều 1: Chấm dứt hợp đồng lao động với:
Họ tên: ..............................................................
Chức vụ: ...........................................................
Ngày nghỉ việc: ...../...../20......
Điều 2: Bộ phận kế toán và nhân sự thực hiện bàn giao và tất toán chế độ liên quan.
Điều 3: Quyết định có hiệu lực từ ngày ký.
………, ngày …… tháng …… năm 20……
ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP
(ký, ghi rõ họ tên)
5. Kết luận
Để báo giảm BHXH đúng quy định, doanh nghiệp cần lưu đủ hồ sơ, xác định chính xác ngày nghỉ việc, phân biệt rõ quy định nghỉ việc và nghỉ ốm, và nộp hồ sơ trên đúng phần mềm BHXH điện tử. Việc hiểu đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh bị truy thu, từ chối hồ sơ và tiết kiệm chi phí quản lý.
Miễn trừ trách nhiệm
Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm cá nhân và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng có thẩm quyền để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin là tự nguyện và người áp dụng phải tự chịu trách nhiệm.
#tamsucungsep
#thuehkd
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#tuanthuthue
Was this helpful?
0 / 0
