Điều chỉnh, thay thế hoá đơn — tất cả trường hợp, khai thuế và ghi sổ trong một bài

Cập nhật lần cuối 20/10/2026. Luật thay đổi liên tục, Sếp cần chắc thì hỏi tụi mình trước khi làm.

109

Tình huống điển hình: một kế toán trong một tháng gặp liền bốn ca khác nhau — hoá đơn sai mã số thuế, hoá đơn sai số tiền, khách trả lại hàng, và hoa hồng đại lý tính lại. Mỗi ca tra một bài khác nhau, mỗi bài nói một phần — cuối cùng không chắc ca nào dùng điều chỉnh, ca nào dùng thay thế, và khai thuế, ghi sổ cho đúng kỳ nào. Bài này gom lại toàn bộ các trường hợp vào một chỗ, kèm cách khai thuế và hạch toán sổ sách cho từng trường hợp.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1.1. Nghị định 254/2026/NĐ-CP (ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026) và Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành — thay thế toàn bộ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC (đã hết hiệu lực từ 01/07/2026).

1.2. Điều khoản chính: Điều 10 Thông tư 91/2026 (các trường hợp sửa hoá đơn) và Điều 9 (văn bản thoả thuận, uỷ nhiệm lập hoá đơn).

Trạng thái hiệu lực tra ngày 01/10/2026. Sếp tự kiểm lại tại vbpl.vn khi dùng ở thời điểm khác.

2. Bảng tra nhanh — chọn đúng đường xử lý

3. Văn bản thoả thuận, bước hay bị bỏ sót nhất

3.1. Khi lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế, nếu người mua là tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, bắt buộc có văn bản thoả thuận giữa hai bên ghi rõ nội dung sai, lập trước khi điều chỉnh/thay thế (Điều 10 khoản 1 điểm b Thông tư 91/2026). Người bán giữ văn bản này để xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

3.2. Người mua là cá nhân thì chỉ cần thông báo (qua tin nhắn, email, hoặc đăng trên website bán hàng), không bắt buộc văn bản.

3.3. Không bắt buộc văn bản thoả thuận khi: chuyển theo bảng tổng hợp · chuyển cơ sở dữ liệu chi tiết giao dịch · bán trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.

4. Bốn trường hợp chi tiết, cách ghi, khai thuế, hạch toán

4.1. Hoá đơn điều chỉnh TĂNG (ví dụ: hoa hồng, doanh thu phát sinh thêm)

Khai thuế: ghi vào tờ khai GTGT của kỳ lập hoá đơn điều chỉnh (không sửa lại tờ khai kỳ cũ), chỉ tiêu doanh thu và thuế GTGT đầu ra tương ứng cộng thêm đúng phần chênh lệch dương.

Ghi sổ (bên bán): Nợ TK 131/111/112 19.980.000 / Có TK 511 18.500.000, Có TK 3331 1.480.000.

4.2. Hoá đơn điều chỉnh GIẢM (ví dụ: hàng trả lại, chiết khấu thêm)

Khai thuế: ghi giảm vào chỉ tiêu doanh thu, thuế GTGT đầu ra của kỳ lập hoá đơn điều chỉnh (kỳ phát sinh việc trả hàng), không sửa tờ khai kỳ đã xuất hoá đơn gốc.

Ghi sổ (bên bán): Nợ TK 521 (hoặc ghi âm 511) 90.000.000, Nợ TK 3331 (thuế tương ứng) / Có TK 131/111/112.

4.3. Hoá đơn thay thế (ví dụ: sai mã số thuế, sai tên hàng hoá)

4.3.1. Lập hoá đơn mới, ghi dòng “Thay thế cho hoá đơn số … ký hiệu … ngày …”, ghi đầy đủ và đúng toàn bộ nội dung (cả phần vốn đã đúng).

4.3.2. Khai thuế, sai ở kỳ nào thì sửa ở kỳ đó:

4.3.2.1. Tờ khai của kỳ có hoá đơn gốc chưa nộp: khai theo số đúng trên hoá đơn thay thế vào chính kỳ đó, không khai hoá đơn gốc.

4.3.2.2. Tờ khai kỳ đó đã nộp: nộp tờ khai bổ sung cho kỳ có sai sót (kỳ của hoá đơn gốc), không dồn vào kỳ lập hoá đơn thay thế. Khai bổ sung làm tăng thuế thì nộp thêm cả tiền chậm nộp; làm giảm thuế thì được giảm tiền chậm nộp, xử lý số nộp thừa. Căn cứ: điểm a khoản 6 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP.

4.3.2.3. Chú ý: câu “khai vào kỳ phát sinh hoá đơn điều chỉnh” ở điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026 chỉ dành cho khoản 5: quyết toán lại giá, chiết khấu, trả lại hàng. Nó không áp dụng cho hoá đơn lập sai.

4.3.3. Ghi sổ: nếu chưa ghi sổ theo hoá đơn gốc thì ghi sổ thẳng theo hoá đơn thay thế. Nếu đã ghi sổ theo hoá đơn gốc, bút toán đảo (Nợ/Có ngược lại bút toán gốc) rồi ghi lại đúng theo hoá đơn thay thế.

4.3.4. Hỏi đáp: hoá đơn hoa hồng ghi nhầm 10%, lẽ ra 8% — thay thế và khai quý nào?

Tưởng sửa thuế suất là xong. Soi kỹ thì sai cả người mua.

Tình huống giả định: Công ty A làm đại lý, môi giới bán hàng trên TikTok Shop, khai thuế theo quý. Ngày 09/07/2026 xuất một hoá đơn từ máy tính tiền, ghi “Doanh thu dịch vụ môi giới”, 40.000.000 đồng, thuế suất 10%, người mua “người tiêu dùng không lấy hoá đơn”. Tháng 10/2026 mới phát hiện.

Mẫu minh hoạ, tên và số liệu giả. Ô đỏ là chỗ sai, ô xanh là chỗ đã sửa, cùng số 1, 2, 3. Trên điện thoại, chụm hai ngón để phóng to.

4.3.4.3. Máy tính tiền: không có quyền chọn.

Hoá đơn từ máy tính tiền (chữ M trong ký hiệu) lập sai thì bắt buộc lập hoá đơn thay thế, không được điều chỉnh.

Điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực 01/07/2026. Hoá đơn thường thì được chọn điều chỉnh hoặc thay thế (điểm b).

Hoá đơn máy tính tiền chỉ dành cho bán thẳng cho người tiêu dùng: siêu thị, bán lẻ, ăn uống, khách sạn, vận tải hành khách, vui chơi giải trí, dịch vụ phục vụ cá nhân. Môi giới bán hàng cho nhà bán hàng là doanh nghiệp không thuộc nhóm này, nên hoá đơn thay thế lập trên hoá đơn điện tử thường (có mã của cơ quan thuế), như mẫu ở trên.

Điểm a, c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/07/2026, còn hiệu lực, tra 20/10/2026), mức A. Đổi ngành không còn đủ điều kiện thì phải ngừng dùng máy tính tiền: điểm h khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026, mức B. Lập hoá đơn thay thế khác ký hiệu với hoá đơn gốc: chưa thấy câu chữ cấm hay cho phép, mức C, hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi lập.

4.3.4.4. Người mua là ai.

Người mua dịch vụ môi giới là bên trả hoa hồng (nhà bán hàng), không phải người tiêu dùng mua hàng trên sàn.

Ghi “người tiêu dùng” thì nhà bán hàng không có hoá đơn để tính chi phí, còn doanh thu của mình bị lẫn với bán lẻ. Mỗi nhà bán hàng trả hoa hồng là một người mua riêng.

Bán qua nền tảng số thì không bắt buộc văn bản thoả thuận trước khi thay thế (khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026). Mức tin cậy A: mục 9 Điều khoản nhà sáng tạo TikTok Shop ghi hoa hồng do nhà bán hàng trả, TikTok không phải một bên; mục 25.F ghi công cụ của TikTok chỉ tạo bảng kê gửi nhà bán hàng, không phải hoá đơn thuế (điều khoản cập nhật 15/11/2024, tra 20/10/2026).

Không có hợp đồng ký tay. Chứng từ thay thế là điều khoản đã bấm đồng ý, bảng đối soát hoa hồng và sao kê ngân hàng.

4.3.4.5. Thuế suất đúng.

Năm 2026 chỉ không được giảm: viễn thông, tài chính, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, kinh doanh bất động sản, sản phẩm kim loại, khai khoáng (trừ than), hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (trừ xăng). Dịch vụ công nghệ thông tin cũng được giảm, khác các đợt 2022–2024.

Dịch vụ đại lý, môi giới bán hàng không thuộc danh mục loại trừ nên thuế suất đúng là 8%. Không được 0% vì nhà bán hàng ở Việt Nam và dịch vụ tiêu dùng tại Việt Nam.

Điều 1 khoản 1, Điều 2 Nghị định 174/2025/NĐ-CP ngày 30/06/2025, áp dụng 01/07/2025 đến hết 31/12/2026, vbpl.vn ghi còn hiệu lực (tra 20/10/2026), mức A. “Dịch vụ môi giới hàng hoá” mã 6612002 trong Phụ lục I là môi giới hợp đồng hàng hoá tài chính, không phải môi giới bán hàng. Thuế suất 0%: điểm b khoản 1 Điều 9 Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15, mức B.

4.3.4.6. Khai quý 3/2026.

Hạn nộp tờ khai quý 3 là 31/10/2026. Chưa nộp thì khai luôn theo hoá đơn thay thế (8%) vào quý 3; đã nộp thì khai bổ sung quý 3, không dồn sang quý 4.

Điểm a khoản 6 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP (khai bổ sung cho kỳ phát sinh sai sót), mức A. Điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026 (khai vào kỳ lập hoá đơn điều chỉnh) chỉ dành cho khoản 5, không cho hoá đơn lập sai. Ghép hai điều để ra kỳ khai: mức B.

4.3.4.7. Căn cứ đã tra trên vbpl.vn ngày 20/10/2026

4.4. Thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT (lỗi trình bày, không đụng mã số thuế/tiền/hàng)

4.4.1. Không lập lại hoá đơn, không ảnh hưởng số liệu, chỉ gửi thông báo cho cơ quan thuế biết hoá đơn có sai sót nhỏ.

4.4.2. Khai thuế, ghi sổ: giữ nguyên, không sửa gì, vì bản chất số liệu (mã số thuế, số tiền, hàng hoá) đều đúng, chỉ sai cách trình bày.

5. Ba lỗi hay gặp xuyên suốt cả bốn trường hợp

1. Dùng thông báo 04/SS-HĐĐT cho lỗi sai mã số thuế hoặc sai tiền, sai loại thủ tục, phải dùng điều chỉnh/thay thế.
2. Hoá đơn điều chỉnh ghi lại toàn bộ số tiền thay vì chỉ phần chênh lệch, làm trùng doanh thu đã kê khai ở hoá đơn gốc.
3. Quên lập văn bản thoả thuận khi người mua là tổ chức, hoá đơn điều chỉnh/thay thế dễ bị coi là đơn phương khi thanh tra.

6. Việc cần làm ngay trong tuần này

1. In bảng tra nhanh ở mục 2, dán ngay chỗ kế toán ngồi lập hoá đơn.
2. Rà lại các hoá đơn điều chỉnh/thay thế đã lập gần đây, kiểm có đúng đường xử lý không, có văn bản thoả thuận chưa.
3. Đối chiếu kỳ khai: hoá đơn sửa do lập sai thì khai bổ sung đúng kỳ hoá đơn gốc; chỉ chiết khấu, trả hàng, quyết toán lại giá mới khai vào kỳ lập hoá đơn điều chỉnh.

Đọc thêm, từng trường hợp cụ thể, có ví dụ số liệu thật:

• Hoá đơn hàng bán bị trả lại, cách lập biên bản và hoá đơn điều chỉnh
• Hoá đơn thay thế, cách lập khi ghi nhầm mã số thuế người mua
• Hoá đơn điều chỉnh hoa hồng đại lý, lập thế nào khi số tiền tăng thêm

Nhớ một câu: mọi lỗi hoá đơn đều về đúng ba đường, thông báo, điều chỉnh, thay thế. Đi sai đường thì sửa xong vẫn còn sai; đúng đường thì khai thuế, ghi sổ tự khớp theo.

Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem lại các hoá đơn đã lập để kiểm tra đã xử lý đúng đường chưa.

Nhắn tụi mình. Sếp đang có hoá đơn cần sửa mà chưa chắc dùng đường nào, gửi tụi mình coi cùng trước khi lập, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức, căn cứ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC đã đối chiếu qua AI Luật ngày 01/10/2026. Số hiệu tài khoản kế toán trong bài là ví dụ minh hoạ theo nguyên tắc chung, Sếp đối chiếu đúng chế độ kế toán đơn vị mình đang áp dụng (xem bài “Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai”) trước khi hạch toán thật. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#hoadondientu
#ketoan

Bài này có giúp được Sếp không? Có Chưa, còn thiếu